Bài giảng gồm 04 nội dung chính:

1. Hệ thống chính sách đào tạo
2. Hệ thống tài liệu đào tạo
3. Xây dựng đội ngũ đào tạo nội bộ
4. Tips để thúc đẩy hoạt động “học tập và phát triển chủ động”

Mở đầu bài giảng, chuyên gia Đỗ Hương đưa ra thông tin về 03 trụ cột chính thúc đẩy hoạt động đào tạo, bao gồm:

• Hệ thống chính sách đào tạo
• Hệ thống tài liệu đào tạo
• Đội ngũ đào tạo nội bộ

Khi những trụ cột này có sự vào cuộc của Lãnh đạo, hoạt động đào tạo được thúc đẩy, tạo nên văn hóa học tập và tổ chức học tập.

1. Hệ thống chính sách đào tạo

1.1 Những văn bản cần có trong hệ thống chính sách đào tạo

Để xây dựng nên hệ thống chính sách đào tạo chặt chẽ, doanh nghiệp cần có những văn bản quy định sau đây:

• Quyết định thành lập phòng đào tạo
• Quy chế hoạt động cho phòng đào tạo
• Quy định về chế độ cho đào tạo viên, học viên
• Quy chế đào tạo nội bộ
• Hệ thống quy trình và biểu mẫu đào tạo
• Hệ thống các giải thưởng học tập (nếu có)

1.2 Vai trò của chính sách đào tạo

Đối với doanh nghiệp, chính sách đào tạo là:

• Căn cứ để triển khai các hoạt động đào tạo
• Quy định trách nhiệm và quyền lợi của các bên
• Quy định rõ chế độ cho đào tạo viên, học viên
• Căn cứ để xét khen thưởng, kỷ luật, bồi thường

1.3 Điều kiện đối với hệ thống chính sách đào tạo

Điều kiện để hệ thống chính sách đào tạo phát huy hiệu quả bao gồm:

• PHẢI phù hợp với chiến lược/cách vận hành của doanh nghiệp
• PHẢI phù hợp với văn hóa tổ chức
• PHẢI mang tính khả thi
• PHẢI mang tính khích lệ, linh hoạt
• PHẢI “hợp” lòng dân

2. Hệ thống tài liệu đào tạo – quản trị tri thức

Hệ thống tài liệu đào tạo là hoạt động lưu trữ nội dung khóa học. Vì vậy, giảng viên Đỗ Hương khẳng định rằng hệ thống tài liệu đào tạo chính là hoạt động quản trị tri thức. Trong 04 cấp độ phát triển của hoạt động L&D (Bersin, Delloite), hoạt động này không chỉ xuất hiện ở cấp độ 4, mà diễn ra ngay từ khi bắt đầu có hoạt động L&D trong doanh nghiệp (cấp độ 1).

2.1 Hệ thống tài liệu đào tạo

Hệ thống tài liệu đào tạo được chia ra thành 05 nhóm tài liệu:

• Nhóm tài liệu đào tạo chung: Lịch sử, văn hóa, nội quy, nguyên tắc, sản phẩm, tầm nhìn, sứ mệnh, triết lý kinh doanh…
• Nhóm tài liệu đào tạo chuyên môn - nghiệp vụ: Các bộ tài liệu nghề cho từng lĩnh vực nghề/nghiệp vụ
• Nhóm tài liệu quy định, quy trình phối hợp, biểu mẫu, sản phẩm…
• Nhóm tài liệu theo quy định của nhà nước: PCCC, ATTP, CHCN…
• Nhóm tài liệu kỹ năng, năng lực và ngoại ngữ: Kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đạo, Ngoại ngữ...

2.2 Xây dựng tài liệu đào tạo

Trong nội dung này, giảng viên chia sẻ 12 bước xây dựng và đóng góp tài liệu đào tạo dựa trên kinh nghiệm thực tế khi triển khai cho các doanh nghiệp, tập đoàn. Tại tất cả tổ chức, doanh nghiệp, bước đầu tiên để xây dựng tài liệu luôn luôn xuất phát từ chủ trương của ban lãnh đạo. Đối với những đơn vị đa ngành, các bước xây dựng tài liệu đào tạo được đơn giản hóa hơn nhưng vẫn tuân theo trình tự này.

2.3 Bộ tài liệu đầy đủ

Một bộ tài liệu được chuẩn hóa cần có đầy đủ những phần như sau:

• Danh mục cần chuẩn bị
• Agenda khóa học
• Slide trình chiếu
• Tài liệu dành cho giảng viên
• Tài liệu học viên
• Danh sách điểm danh
• Mẫu đánh giá khóa học
• Các công cụ hỗ trợ khác (vật mẫu, video…)

3. Xây dựng đội ngũ đào tạo nội bộ

3.1 Đối tượng tham gia

Thông qua công tác xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ, doanh nghiệp không những tiết kiệm chi phí, mà còn duy trì và nâng cao chất lượng đào tạo khi kiến thức và kỹ năng được truyền đạt phù hợp, nhất quán với mục tiêu của tổ chức.  Những đối tượng có thể tham gia đội ngũ đào tạo viên nội bộ được đưa ra như sau:

• Ban giám đốc
• Trưởng hoặc phó bộ phận
• Trưởng ca, giám sát
• Cán bộ phòng đào tạo
• Những nhân viên nhiều kinh nghiệm

3.2 Các bước phát triển đội ngũ giảng viên nội bộ

Bước 1: Foundation: xây dựng nền tảng phát triển giảng viên nội bộ

Giai đoạn đầu tiên cần sự vào cuộc của ban lãnh đạo, sự ủng hộ của các quản lý đơn vị, sự hỗ trợ của hệ thống quản lý đào tạo, sự vào cuộc của truyền thông nội bộ, và sự thống nhất vai trò các bên.

Bước 2: Training library: xây dựng thư viện tài liệu đào tạo

Bước 3: Trainer selection: lựa chọn đội ngũ giảng viên nội bộ

Ngoài kinh nghiệm chuyên môn và khả năng thuyết trình, một yêu cầu quan trọng khi lựa chọn giảng viên đó là yếu tố đạo đức. Người giảng viên cần hội tụ 3 yếu tố: đam mê, năng lực, ảnh hưởng.

Bước 4: Trainer development: phát triển năng lực giảng viên nội bộ

Bước 5: Execution & feedback: triển khai, hỗ trợ, phản hồi

Trước khi bước vào nội dung cuối, lớp học đã có sự tham gia chia sẻ của diễn giả Trần Quang Huy về những kinh nghiệm thực tế trong hoạt động đào tạo nội bộ. Anh Huy chia sẻ rằng ta cần đặt ra 03 câu hỏi sau đây về các giảng viên để có thể hiểu rõ và phát triển họ tốt hơn:

1. Họ là ai?
2. Họ dạy gì và như thế nào?
3. Làm thế nào để giúp họ hoàn thành tốt?

Trong thiết kế tài liệu và giảng dạy, anh nhấn mạnh rằng người giảng viên cần cân đối thời lượng giữa lý thuyết chung và những vấn đề thực tiễn của doanh nghiệp.

4. Tips để thúc đẩy hoạt động “học tập và phát triển chủ động”

Trong nội dung cuối, giảng viên đưa ra một số tips để học viên có thể thúc đẩy hoạt động “học tập và phát triển chủ động” cho doanh nghiệp.

Thứ nhất, đó là tạo ra những trải nghiệm học tập cho người học. Trải nghiệm học tập không chỉ hoàn toàn phụ thuộc vào chất lượng của buổi đào tạo, mà còn được củng cố bởi những hoạt động trước và sau buổi học đó. Ví dụ như tiếp cận với thông tin khóa học để tạo hứng thú cho học viên đăng ký, dịch vụ đi kèm trong khóa học (tea break, thiết bị học tập, hỗ trợ giải đáp…), và follow-up sau khóa học về việc ứng dụng thực tế.

Ngoài ra, chúng ta cần liên tục cải tiến các form mẫu bảng biểu, quy trình, thông báo tuyển sinh… để tạo ra những điểm chạm trong việc tiếp cận với các chương trình đào tạo.

MCG Talent Gene xin chân thành cảm ơn sự tham gia của Giảng viên Đỗ Thị Hương, Diễn giả Trần Quang Huy, và những đóng góp tích cực của tất cả các Anh/Chị học viên!