• Bà Lê Phương Anh - Chủ tịch HĐQT MCG Talent Gene
• Bà Ngô Minh Anh - Giám đốc điều hành MCG Management Consulting
• Bà Nguyễn Nguyệt Anh - Giám đốc điều hành MCG Talent Gene
• Ông Phan Hồng Minh - Founder & CEO JupViec.vn
• Bà Phan Thu Hà - Trưởng phòng Nhân sự FPT Smart Cloud

Trong hơn 02 giờ trao đổi, các diễn giả đã dẫn dắt người tham gia tìm hiểu các nội dung:

• Câu chuyện tinh gọn trên thế giới và tại Việt Nam
• Dấu hiệu tổ chức chưa hiệu quả
• Doanh nghiệp đã tinh gọn và tối ưu hóa bộ máy như thế nào? - Câu chuyện của FPT & JupViec.vn
• Thực hiện tinh gọn tổ chức thành công

1. CÂU CHUYỆN TINH GỌN TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM (Diễn giả Ngô Minh Anh - CEO MCG Management Consulting)
Tinh gọn – Câu chuyện có tính toàn cầu

• Tinh gọn không phải là khái niệm mới, mà là xu hướng tất yếu trong bối cảnh thế giới biến động không ngừng. 
• Thế giới hiện nay không chỉ dừng lại ở thuật ngữ VUCA (Volatility - Biến động, Uncertainty - Bất định, Complexity - Phức tạp, Ambiguity - Mơ hồ) mà còn phát triển thành D-VUCAD – thêm vào yếu tố Disruption (Đảo lộn) & Diversity (Đa dạng). 
• Những biến động lớn có thể phá vỡ trật tự cũ, nhưng đồng thời cũng là cơ hội để tạo ra những bước ngoặt đột phá. Để vượt qua những sự gián đoạn này, chỉ có một cách duy nhất là tinh gọn – tối ưu hóa mô hình vận hành, rút ngắn quy trình, giảm bớt các đầu mối trung gian, và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tinh gọn tại Việt Nam – Từ chiến lược đến thực thi

• Tinh gọn không chỉ là câu chuyện của doanh nghiệp mà còn là chiến lược cấp quốc gia. Việt Nam đã xác định tinh gọn là một nhiệm vụ trọng tâm từ Nghị quyết 18 (2017), tập trung vào tinh gọn bộ máy, tối ưu nguồn lực và thúc đẩy tăng trưởng đột phá.
• Nhìn vào lịch sử phát triển của Trung Quốc và Nhật Bản, chúng ta thấy họ đã kiên trì thực hiện tăng trưởng hai con số suốt hơn 20 - 30 năm để đạt được vị thế hiện tại. Việt Nam cũng cần một sự phát triển tương tự nếu muốn thoát khỏi bẫy thu nhập trung bình. 
• Mục tiêu của tinh gọn không phải là cắt giảm chi phí mà là nâng cao hiệu quả vận hành. Để làm được điều đó, Chính phủ sẵn sàng dành nguồn ngân sách lớn để hỗ trợ những người rời khỏi hệ thống có cơ hội phát triển trong những lĩnh vực mới. Đồng thời, những người ở lại cũng được đào tạo để đáp ứng được yêu cầu công việc trong một bộ máy tinh gọn hơn nhưng hiệu suất cao hơn.

Yếu tố thúc đẩy tinh gọn – Công nghệ và sự chuyển đổi trong tư duy

• Một trong những yếu tố quan trọng giúp thúc đẩy tinh gọn chính là công nghệ. Nếu như trước đây việc sáp nhập các đơn vị hành chính gặp nhiều khó khăn do khoảng cách địa lý, thì nay với công nghệ số, việc vận hành có thể được thực hiện dễ dàng hơn. Chính phủ Việt Nam đã đầu tư mạnh vào chính phủ điện tử, các hệ thống hải quan quốc tế, dữ liệu số, AI, e-government, giúp tinh giản thủ tục hành chính và giảm sự phụ thuộc vào bộ máy cồng kềnh.
• Bên cạnh công nghệ, tư duy của lãnh đạo và người dân cũng rất quan trọng. Tinh gọn không chỉ là thay đổi về cơ cấu tổ chức mà còn là thay đổi về cách suy nghĩ – từ tư duy hành chính sang tư duy phục vụ, từ Nhà nước vận hành sang Nhà nước kiến tạo. Điều này có nghĩa là Chính phủ sẽ đóng vai trò tạo ra sân chơi và hành lang pháp lý thay vì can thiệp trực tiếp vào các hoạt động kinh tế.

Doanh nghiệp và cơ hội trong thời kỳ tinh gọn
Tinh gọn mang đến những thách thức nhưng cũng mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp:

• Tận dụng nguồn nhân lực chất lượng cao: Khi Chính phủ tái cơ cấu bộ máy, nhiều nhân sự cấp cao trong các cơ quan nhà nước sẽ dịch chuyển sang khu vực tư nhân, tạo ra nguồn lực dồi dào cho các doanh nghiệp.
• Tăng tốc quy trình, giảm rào cản hành chính: Việc tinh giản bộ máy nhà nước giúp giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển nhanh hơn.
• Cơ hội kinh doanh mới: Những lĩnh vực từng do nhà nước quản lý có thể được chuyển giao cho khu vực tư nhân, mở ra những mô hình kinh doanh mới.

Tinh gọn là chìa khóa để Việt Nam vươn mình

• Việt Nam đang bước vào một kỷ nguyên vươn mình, với tinh thần của Thánh Gióng – chuẩn bị kỹ lưỡng trong một thời gian dài để đến khi đủ chín muồi sẽ tạo ra đột phá. Việc tinh gọn không phải là chương trình đại nhảy vọt, mà là một quá trình thay đổi có tính toán, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững.
• Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp cần chủ động thích nghi, liên tục cập nhật các chính sách mới, nắm bắt cơ hội và phát triển theo hướng bền vững. Hãy nhìn mọi thay đổi như một cơ hội chứ không phải thách thức

2. DẤU HIỆU TỔ CHỨC CHƯA HIỆU QUẢ (Diễn giả Lê Phương Anh - Chủ tịch HĐQT MCG Talent Gene)

Một tổ chức cồng kềnh thường giống như một cơ thể thừa cân với 3 đặc điểm CHẬM, YẾU, và CHÁN

CHẬM: di chuyển chậm chạp, thiếu linh hoạt và phản ứng kém nhạy. Điều này thể hiện ở:

• Nhiều tầng xét duyệt, quyết định chậm: Một nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng các công ty có hơn tám cấp bậc quản lý thường có tốc độ ra quyết định chậm hơn 25% so với đối thủ. Một số doanh nghiệp mất cả tháng để phê duyệt một chiếc máy in – khi duyệt xong, nhu cầu đã qua đi.
• Thời gian xử lý công việc kéo dài: Các quy trình nội bộ quá phức tạp, có nhiều bước không tạo ra giá trị nhưng vẫn duy trì vì "trước giờ vẫn làm như vậy". Doanh nghiệp có thể có tỷ lệ cải tiến quy trình cao nhưng thực chất chỉ là thay tên đổi bảng mà không thay đổi bản chất.
• Thông tin tắc nghẽn, giao tiếp nội bộ kém: Thông tin từ lãnh đạo xuống nhân viên bị bóp méo hoặc hiểu sai do đi qua quá nhiều cấp trung gian. Nhân viên ở các bộ phận hiểu khác nhau, dẫn đến thực thi không thống nhất.

YẾU: giống như một cơ thể thiếu sức sống, thể hiện ở những dấu hiệu sau:

• Năng suất lao động và lợi nhuận/người giảm: Khi năng suất giảm nhưng chi phí nhân sự vẫn cao, đó là dấu hiệu tổ chức đang có vấn đề.
• Tỷ lệ nhân viên trực tiếp tạo ra giá trị thấp hơn nhân viên hỗ trợ: Khi bộ phận vận hành chỉ chiếm 30%, trong khi 70% là nhân sự hỗ trợ, tổ chức đang mất cân đối nghiêm trọng.
• Tỷ lệ quản lý trên nhân viên tăng cao: Nhân viên phải báo cáo cho nhiều cấp quản lý, gây mất thời gian và giảm hiệu suất làm việc.
• Tỷ lệ nhân viên "ngồi chơi" cao: Một số doanh nghiệp phát hiện rằng có tới 30% nhân sự không thực sự tạo ra giá trị.

CHÁN: Một tổ chức ì ạch không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất mà còn tác động đến tinh thần nhân viên:

• Họp hành liên miên, không hiệu quả: Các cuộc họp kéo dài nhưng không có kết luận rõ ràng, không phân công trách nhiệm cụ thể, khiến nhân viên cảm thấy lãng phí thời gian.
• Văn hóa đổ lỗi: Khi xảy ra sự cố, thay vì tập trung giải quyết vấn đề, mọi người lại tìm cách quy trách nhiệm cho người khác.
• Nhân viên thiếu chủ động: Khi nhân viên không dám quyết định, mọi việc đều phải thông qua sếp, đó là dấu hiệu của một tổ chức thiếu linh hoạt.
• Tỷ lệ nghỉ việc bất thường: Nếu những nhân viên giỏi rời đi còn những người kém hiệu suất ở lại, tổ chức đang mất đi sức hút với nhân tài.
• Tổ chức già hóa: Khi tổ chức không thu hút được người trẻ và chủ yếu giữ lại những người "không còn lựa chọn nào khác", đó là dấu hiệu đáng lo ngại.

3. DOANH NGHIỆP ĐÃ TINH GỌN VÀ TỐI ƯU HÓA BỘ MÁY NHƯ THẾ NÀO?

a. Câu chuyện của FPT (Diễn giả Phan Thu Hà - HR Manager FPT Smart Cloud)
Tại FPT, chị Hà đã có trải nghiệm tinh gọn dưới 2 góc nhìn: bị động & chủ động 

• Tinh gọn bị động: Khi bối cảnh thị trường thay đổi, doanh nghiệp bị đặt trước sức ép phải cấu trúc lại. Tại đơn vị trước đây (FPT Distribution), chúng tôi đã dẫn đầu thị trường phân phối thiết bị công nghệ thông tin, nhưng sau đó, thị trường bão hòa, đối thủ bắt kịp nhanh, biên lợi nhuận giảm, tỷ trọng phân phối chuyển sang bán lẻ. Lúc đó, tính gọn trở thành một nhu cầu bắt buộc.
• Tinh gọn chủ động: Tại đơn vị hiện tại (FPT Smart Cloud – đơn vị mới thành lập), ngay từ khi thành lập, ban lãnh đạo đã chủ định xây dựng một tổ chức tinh gọn, tích hợp công nghệ, ra quyết định nhanh, tối ưu các quy trình tác nghiệp.

Bài học cho doanh nghiệp đứng trước bài toán tinh gọn bị động

• Cần nhìn rõ những dấu hiệu suy giảm: doanh thu, lợi nhuận, tỷ trọng giữa nhân sự tuyến đầu và hậu phương.
• Cấu trúc lại đội ngũ kinh doanh và hỗ trợ: tinh gọn lớp trung gian, tăng tỷ lệ nhân sự tuyến đầu.
• Học hỏi từ những đối tác quốc tế: Những doanh nghiệp khác đã tinh gọn như thế nào và tối ưu hoạt động ra sao.
• Truyền thông nội bộ rõ ràng: giúp nhân viên hiểu rõ vì sao tinh gọn và tầm nhìn tương lai.

Bài học về tinh gọn chủ động

• Ngay từ đầu, xây dựng tổ chức linh hoạt, tinh gọn, tối giảm tầng lớp trung gian.
• Tích hợp công nghệ giúp tối ưu và giảm quy trình phứ.
• Tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến, đề xuất sáng kiến và tăng tính động.

b. Câu chuyện của JupViec.vn (Diễn giả Phan Hồng Minh - CEO JupViec.vn)

Trong quá khứ, JupViec.vn cũng từng gặp tình trạng cồng kềnh, không hiệu quả, đặc biệt khi mở rộng quy mô nhanh chóng sau gọi vốn. Lúc đó, thay vì tập trung vào tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất nhân sự, chúng tôi lại mở rộng bộ máy một cách không kiểm soát. Kết quả là:

• Tăng chi phí cố định, đặc biệt là chi phí nhân sự Nhiều vị trí không thực sự cần thiết, gây lãng phí tài nguyên
• Văn phòng dư thừa diện tích (1000m2 văn phòng cho 200 nhân viên), tốn kém chi phí vận hành

Từ “cồng kềnh” tới “tinh gọn” – Bài học của JupViec.vn là gì?

Đo lường và quản lý hiệu suất chặt chẽ: Với đặc thù ngành dịch vụ, một trong những thách thức lớn nhất của JupViec.vn là kiểm soát chất lượng dịch vụ của hàng nghìn nhân viên giúp việc. Anh Minh chia sẻ một tình huống thực tế: “Chúng tôi yêu cầu nhân viên giúp việc phải cười với khách hàng. Nhưng làm sao để biết họ có cười không? Làm sao để đo đếm được?”. Những yếu tố như thái độ phục vụ hay sự hài lòng của khách hàng rất khó định lượng. Vì vậy, thay vì đo lường cảm tính, doanh nghiệp tập trung vào các yếu tố có thể kiểm soát được như:

• Mặc đồng phục hay không → Nhân viên phải chụp ảnh selfie trước khi bắt đầu ca làm
• Thời gian check-in/check-out → Ứng dụng chấm công tự động, đảm bảo nhân viên đến đúng giờ và làm đủ số giờ quy định
• Tỷ lệ vi phạm nội quy → Được thống kê và theo dõi theo tuần/tháng để cải tiến

Nhờ những biện pháp này, JupViec.vn có thể đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân sự, từ đó đưa ra quyết định tinh gọn hợp lý, thay vì cắt giảm một cách cảm tính.

Cắt giảm lãng phí: JupViec.vn từng có một ngân sách quảng cáo khổng lồ, lên tới 4-5 tỷ đồng/năm, chủ yếu chi cho quảng cáo Facebook và Google Ads. Trước đây, doanh nghiệp coi việc cắt giảm 10% chi phí quảng cáo/tháng là một thành công lớn. Tuy nhiên, khi đại dịch COVID-19 xảy ra, chúng tôi buộc phải cắt giảm hoàn toàn ngân sách quảng cáo. 

Trước đây, cứ nghĩ cắt quảng cáo là mất khách. Nhưng khi chúng tôi dừng quảng cáo hoàn toàn, khách hàng vẫn tìm đến.

Kết quả bất ngờ là:

• Doanh thu không hề giảm, thậm chí còn tăng
• Chi phí vận hành giảm mạnh, giúp công ty có lãi lần đầu tiên sau 10 năm hoạt động

Bài học rút ra: Không phải khoản chi nào cũng cần thiết. Cắt giảm “lãng phí” giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Ứng dụng công nghệ: Với một mô hình kinh doanh có hàng nghìn nhân viên hoạt động rải rác, JupViec.vn nhận thấy rằng không thể tinh gọn nếu không có công nghệ. Chúng tôi đã đầu tư mạnh vào công nghệ để:

• Tự động hóa quy trình chấm công → Giảm tải công việc cho nhân sự hành chính
• Ứng dụng AI để giám sát chất lượng dịch vụ → Đánh giá phản hồi của khách hàng theo thời gian thực
• Sử dụng dữ liệu để tối ưu hiệu suất nhân sự → Phân tích và ra quyết định dựa trên số liệu cụ thể

Nhờ những ứng dụng công nghệ này, JupViec.vn giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, tối ưu quy trình vận hành, và đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định.

4. THỰC HIỆN TINH GỌN TỔ CHỨC THÀNH CÔNG (Diễn giả Nguyễn Nguyệt Anh - CEO MCG Talent Gene)

Vì sao tổ chức lại trở nên cồng kềnh?

Hầu hết các doanh nghiệp khi mới thành lập đều có xu hướng tinh gọn, nhưng khi phát triển, áp lực về tăng trưởng và quy mô khiến họ phải liên tục tuyển dụng thêm nhân sự. Và vấn đề xảy ra khi:

• Nhân sự mới không đạt kỳ vọng → Thay vì đào tạo và tối ưu họ, doanh nghiệp lại tiếp tục tuyển thêm người để bù đắp.
• Phòng ban được mở ra để quản lý số lượng nhân viên lớn hơn → Bộ máy trở nên nặng nề.
• Quy trình trở nên phức tạp, quan liêu → Phát sinh thêm nhiều công đoạn không cần thiết, làm chậm tốc độ ra quyết định.

Hệ quả là doanh nghiệp rơi vào vòng lặp mở rộng - tuyển dụng - cồng kềnh - lãng phí, mà không hề nhận ra rằng chính mình đang tự tạo ra sự kém hiệu quả.

Tinh gọn không phải là cắt giảm nhân sự, mà là cắt giảm LÃNG PHÍ:

• Tối ưu hóa giá trị của từng vị trí: Đặt đúng người vào đúng chỗ, đảm bảo họ làm được việc
• Xác định và loại bỏ các khâu dư thừa: Cắt giảm những công đoạn, bộ phận không tạo ra giá trị.
• Liên tục cải tiến: Không chỉ thực hiện tinh gọn một lần, mà cần duy trì như một văn hóa.

Sai lầm khi thực hiện tinh gọn – Bài học từ những thất bại

• Cắt giảm nhân sự thay vì cắt giảm lãng phí: Khiến nhân viên ở lại quá tải & mất động lực.
• Cắt giảm theo cảm tính, không dựa vào dữ liệu: Loại bỏ sai người, gây xáo trộn tổ chức.
• Không thay đổi văn hóa doanh nghiệp: Nhân viên phản kháng, không hợp tác với sự thay đổi.
• Kỳ vọng kết quả ngay lập tức: Không kiên trì cải tiến, dễ dàng từ bỏ.
• Truyền thông nội bộ kém: Nhân viên hoang mang, mất niềm tin vào công ty.

BÀI HỌC TỪ DOANH NGHIỆP LỚN:

• Spotify: Loại bỏ cấp trung gian để tạo ra môi trường làm việc linh hoạt. 
• Toyota: Tinh gọn bằng cách liên tục cải tiến sản xuất, tối ưu chi phí.
• Higher: Biến đội nhóm thành đơn vị kinh doanh tự vận hành hiệu quả.

BA Nguyên tắc cốt lõi để tinh gọn thành công:

• Tối ưu hóa trước khi cắt giảm
• Đặt con người làm trung tâm
• Chuyển đổi dần dần, không thực hiện quá đột ngột

NĂM hoạt động quan trọng khi thực hiện tinh gọn:

• Tối ưu hóa cơ cấu tổ chức
• Tối ưu hóa quy trình vận hành
• Tối ưu hóa năng lực đội ngũ
• Ứng dụng công nghệ
• Truyền thông & quản trị sự thay đổi

MCG Talent Gene xin chân thành cảm ơn sự tham gia của các diễn giả và người tham dự đã góp phần tạo nên sự thành công của buổi Workshop. Với Anh/Chị mong muốn tìm hiểu sâu hơn về chữ "HOW" – Làm thế nào để triển khai tinh gọn hiệu quả?, hãy đăng ký tham gia Series Workshop tiếp theo của MCG Talent Gene với chủ đề: TINH GỌN BỘ MÁY & TỐI ƯU HÓA NĂNG LỰC ĐỘI NGŨ. Tham khảo thông tin về chương trình tại đây.