Chuyên gia nói gì về việc xử lý nhân viên kém hiệu quả?

Mặc dù công ty có thể có quy trình xử lý riêng cho trường hợp nhân viên thiếu năng lực làm việc, nhưng theo Jean-François Manzoni, giáo sư về quản lý tại INSEAD và đồng tác giả của cuốn sách "Hội chứng Set-up-to-Fail: Sếp giỏi khiến nhân viên tài giỏi thất bại như thế nào?", thì đa số các quy trình này đều không hiệu quả. Ông chia sẻ: "Khi trao đổi với các giám đốc điều hành cấp cao, họ thường thừa nhận rằng những quy trình này không mang lại kết quả như mong muốn". Do đó, khả năng cao là bạn, với vai trò quản lý, sẽ phải tự mình tìm ra giải pháp phù hợp.

Joseph Weintraub, giáo sư về quản lý và hành vi tổ chức tại Đại học Babson và đồng tác giả của cuốn "Nhà quản lý Huấn luyện: Phát triển Nhân tài hàng đầu trong Doanh nghiệp", chia sẻ: "Khi gặp vấn đề với nhân viên kém hiệu quả, mỗi người quản lý sẽ phải tự tìm cách giải quyết".

Và sau đây, là một giải pháp mà các chuyên gia đề xuất.

Đừng làm ngơ trước vấn đề

Thật đáng tiếc, những vấn đề về hiệu suất thường bị bỏ qua. Weintraub chia sẻ: "Hầu hết các vấn đề về hiệu suất công việc không được giải quyết trực tiếp. Thay vì hành động, nhiều quản lý lại chuyển nhân viên sang bộ phận khác hoặc giữ nguyên vị trí của họ mà không thực hiện bất kỳ biện pháp nào." Đây là một cách tiếp cận sai lầm. Tuyệt đối không để tình trạng nhân viên kém hiệu quả tồn tại trong nhóm của bạn. Những tình huống rất hiếm khi này được tự động giải quyết, mà sẽ chỉ ngày càng tồi tệ hơn. Manzoni chia sẻ: "Bạn sẽ ngày càng khó chịu và điều đó sẽ thể hiện ra ngoài khiến nhân viên đó cảm thấy không thoải mái. Nếu bạn gặp vấn đề, hãy giải quyết nó càng sớm càng tốt."

Xác định nguyên nhân của vấn đề

Trước khi đi đến bất kỳ biện pháp xử lý nào, hãy tìm hiểu gốc rễ của vấn đề. Liệu nhân viên này có phù hợp với công việc hiện tại không? Họ có đang thiếu kỹ năng cần thiết nào không? Hay đơn giản là họ hiểu sai về những kỳ vọng của bạn? Weintraub giải thích rằng quản lý và nhân viên thường có sự mâu thuẫn quan điểm về tầm quan trọng của hiệu suất công việc. Manzoni nhấn mạnh: "Điều quan trọng là phải xem xét vai trò của bạn trong vấn đề này. Bạn cũng có thể đã góp phần tạo nên vấn đề hiện tại. Hiếm khi lỗi hoàn toàn thuộc về nhân viên cấp dưới, cũng như hiếm khi lỗi hoàn toàn thuộc về người quản lý." Do đó, đừng chỉ tập trung vào việc nhân viên cần làm gì để cải thiện, mà hãy suy nghĩ xem bản thân bạn có thể thay đổi điều gì.

Hỏi ý kiến từ những người khác

Trước khi hành động, hãy đảm bảo bạn nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và đa chiều. Bạn có thể trao đổi với cấp trên trước đây của nhân viên, đồng nghiệp từng cộng tác với họ, hoặc tiến hành đánh giá 360 độ. Tuy nhiên, khi tiếp cận những người khác, hãy cẩn trọng và giữ bí mật. Manzoni gợi ý bạn có thể sử dụng cách tiếp cận như sau: "Tôi lo lắng rằng sự bực bội của tôi có thể ảnh hưởng đến đánh giá của tôi. Hiện tại, tôi chỉ tập trung vào những sai lầm của nhân viên. Tôi muốn nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và tìm hiểu xem mình đang bỏ sót điều gì." Hãy tìm kiếm bằng chứng mà có thể cho thấy những nhận định của bạn là sai.

Trò chuyện trực tiếp với nhân viên

Sau khi đã tham khảo ý kiến từ những người khác, hãy nói chuyện trực tiếp với nhân viên. Hãy giải thích rõ ràng những gì bạn quan sát được, tác động của việc này đến hoạt động của nhóm và cho họ biết rằng bạn muốn giúp đỡ. Manzoni gợi ý cuộc trò chuyện có thể diễn ra như sau: "Hiện tại, tôi thấy bạn đang có một số vấn đề về hiệu suất công việc. Tôi tin rằng bạn có thể làm tốt hơn và bản thân tôi cũng có thể đã góp phần gây ra vấn đề này. Vậy chúng ta phải cùng nhau giải quyết vấn đề như thế nào? Làm thế nào để cải thiện tình hình?". Điều quan trọng là bạn phải khuyến khích nhân viên cùng tìm ra giải pháp. Weintraub chia sẻ: "Hãy yêu cầu họ đưa ra ý tưởng". Tuy nhiên, đừng mong đợi sự phản hồi ngay lập tức. Nhân viên đó có thể cần thời gian để suy nghĩ về phản hồi của bạn và sau đo đưa ra các đề xuất.

Xác định khả năng tiếp thu của nhân viên

Để cải thiện hiệu quả công việc, điều quan trọng là nhân viên phải nhận thức được vấn đề và sẵn sàng thay đổi. Trong buổi trò chuyện và xuyên suốt quá trình trao đổi, hãy khuyến khích nhân viên thừa nhận những điểm cần cải thiện. Weintraub chia sẻ: "Nếu nhân viên khăng khăng giữ nguyên cách làm việc hiện tại hoặc không thể hiện mong muốn thay đổi, bạn cần cân nhắc liệu bạn có thể chấp nhận tình trạng này không và hậu quả là gì." Ngược lại, nếu nhận thấy sự thiện chí và quyết tâm cải thiện từ nhân viên, bạn có thể hợp tác cùng họ để hướng đến kết quả tích cực.

Lập kế hoạch hành động

Cùng nhau xây dựng kế hoạch cụ thể cho cả bạn và nhân viên, với những hành động cụ thể và có thể đo lường được để theo dõi tiến độ. Hãy trao đổi với nhân viên về những nguồn lực cần thiết để họ đạt được mục tiêu đề ra. Việc này giúp đảm bảo tính thực tế và khả thi cho những cam kết của nhân viên. Sau khi thống nhất kế hoạch, hãy dành thời gian để nhân viên thực hiện và thay đổi. Weintraub chia sẻ: "Mọi người đều cần thời gian để thay đổi, học hỏi và trau dồi kỹ năng mới."

Theo dõi tiến độ thường xuyên

Mặc dù điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng thực tế nhiều quản lý lại bỏ qua việc theo dõi tiến độ. Hãy yêu cầu nhân viên báo cáo với bạn thường xuyên hoặc lên lịch cụ thể để kiểm tra tiến độ. Một cách hữu ích khác là hỏi nhân viên xem họ có muốn đề cử thêm một người nào đó hỗ trợ không. Weintraub gợi ý cách hỏi như sau: "Bạn có tin tưởng ai có thể phản hồi với tôi về tiến độ của bạn trong quá trình thay đổi này không?". Việc làm này gửi đi một thông điệp tích cực: "Tôi mong muốn bạn sẽ thành công và cảm thấy thoải mái; tôi sẽ không theo dõi lén lút sau lưng bạn."

Giữ kín thông tin

Bên cạnh việc theo dõi tiến độ, bạn cũng cần lưu ý giữ bí mật thông tin cá nhân của nhân viên. Tuy nhiên, bạn có thể chia sẻ với những người liên quan về việc bạn đang hỗ trợ nhân viên cải thiện hiệu suất công việc. Manzoni cho rằng đây là một vấn đề tế nhị. Thay vì chia sẻ chi tiết cụ thể, bạn có thể nói với họ rằng: "Tôi và Minh đang phối hợp để nâng cao hiệu quả công việc của Minh và gần đây chúng tôi đã có những trao đổi tích cực. Để hỗ trợ Minh tốt nhất, tôi mong nhận được sự đồng lòng và khích lệ từ phía bạn."

Nếu không có cải thiện, hãy hành động

Nếu không có sự tiến bộ, bạn cần thay đổi cách tiếp cận. Weintraub chia sẻ: "Đến một lúc nào đó, bạn sẽ không hỗ trợ và dẫn dắt nữa, mà chuyển sang áp dụng các biện pháp xử lý. Bạn có thể nói: 'Tôi cần nhấn mạnh đây là lần thứ ba vấn đề này xảy ra, và vì hành vi của bạn không thay đổi, tôi buộc phải giải thích những hậu quả có thể xảy đến.'" Tuy nhiên, các biện pháp kỷ luật, đặc biệt là sa thải nhân viên, cần được cân nhắc cẩn trọng. Manzoni cho biết: "Sa thải một nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân đó mà còn ảnh hưởng đến bạn, công ty và tất cả mọi người xung quanh." Mặc dù việc sa thải có thể khó khăn, nhưng đôi khi đó lại là lựa chọn tốt nhất cho nhóm của bạn. Weintraub nói: "Thật sự nản lòng khi bạn thấy đồng nghiệp bên cạnh không hoàn thành tốt công việc." Manzoni giải thích thêm: "Người bạn yêu cầu rời đi chỉ là một trong những bên liên quan. Những người ở lại mới là quan trọng hơn... Khi cảm thấy quy trình xử lý công bằng, mọi người sẽ sẵn sàng chấp nhận kết quả tiêu cực."

Khen ngợi và ghi nhận những thay đổi tích cực

Chắc chắn rồi, khi nhân viên có những thay đổi tích cực, hãy khen ngợi họ. Hãy cho họ biết bạn nhận thấy sự tiến bộ và ghi nhận những nỗ lực của họ. Weintraub chia sẻ: "Đến một lúc nào đó, khi nhân viên kém đã cải thiện, hãy cho phép họ thoát khỏi “ô tử thần”. Bạn cần cho phép đội ngũ của mình mắc lỗi và học hỏi từ những sai lầm đó."

Nguồn tham khảo: HBR Guide to Being a Great Boss

Đọc thêm: Chìa khóa quản lý nhân viên xuất sắc: Bí quyết và Chiến lược

                  Đội ngũ toàn nhân viên “Hạng A” – Nên hay không nên?