Phần I: Xây dựng tài liệu chuyên sâu 2W1H
Quy trình xây dựng và đóng gói tài liệu đào tạo bao gồm 5 bước chính:
Bước 1: Phân tích nhu cầu học viên
Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo 
Bước 3: Xây dựng Outline
Bước 4: Phát triển tài liệu 
Bước 5: Xây dựng lesson plan
Bước 6: Chạy thử
Bước 7: Điều chỉnh và đóng gói
Bước 6 và bước 7 là 2 bước bổ sung dành cho các chương trình đào tạo lặp lại và phải chuyển giao. Các bộ tài liệu đào tạo chỉ cần tập trung thực hiện từ bước 1 đến bước 5.

1.    Phân tích nhu cầu học viên 
Để chương trình đào tạo không mang tính chất lý thuyết, chương trình sát với thực tế, bước phân tích nhu cầu học viên (TNA) là bắt buộc. Cần áp dụng tư duy giải vấn đề và chia nhỏ làm 3 bước. 
- Thu thập dữ liệu:
+ Tìm kiếm Dữ kiện nhiều hơn nhận định. Ví dụ: Quản lý không biết cách lập kế hoạch. Sử dụng Dữ kiện giúp đào sâu vấn đề của học viên đang gặp phải.
+ Sử dụng thông tin đa chiều & đa nguồn:  Thông tin người đặt hàng , ý kiến lãnh đạo, phỏng vấn cán bộ quản lý, mô tả công việc, quy trình tác nghiệp, phỏng vấn đại diện học viên, phiếu khảo sát, ý kiến khách hàng các bên liên quan,… 
- Bóc tách vấn đề
+ Chia vấn đề lớn ra thành nhiều vấn đề thành phần
+ Sử dụng phương pháp 5why để tìm ra bản chất của vấn đề
Ví dụ: Nhân viên quầy giao dịch Ngân hàng bị đánh giá giao tiếp KH kém và không chủ động bán SP. Giám đốc khối Bán lẻ yêu cầu bạn tổ chức 1 chương trình đào tạo Kỹ năng giao tiếp và bán chéo SPDV ngân hàng cho các Phòng giao dịch.

-Lựa chọn vấn đề có thể đào tạo
+ Sau khi bóc tách vấn đề, chọn các vấn đề có thể giải quyết bằng đào tạo
Ví dụ: Ban lãnh đạo yêu cầu đào tạo về kỹ năng giao tiếp, bạn có thể tập trung đào tạo về Kỹ năng tạo thiện cảm, kỹ năng đặt câu hỏi, hay các kỹ năng khác liên quan đến giao tiếp.

2.    Xác định mục tiêu đào tạo
Lợi ích: Giúp chủ động và có dữ kiện để trao đổi với BLĐ & giảng viên về đào tạo
- Xác định cấp độ kỳ vọng: Cân đối 2 yếu tố Kỳ vọng của lãnh đạo và thực tế thay đổi đào tạo
Sử dụng 4 cấp độ của Kirk Patrick để xác định:
Cấp độ 1: Reaction (Phản ứng): Học viên hứng thú khi tham gia đào tạo 
Cấp độ 2: Learning (Học tập): Đào tạo giúp truyền tải kiến thức cho học viên 
Cấp độ 3: Impact (Ảnh hưởng): Tác động của đào tạo đến việc thay đổi hành vi
Cấp độ 4: Result (Kết quả) Tác động của đào tạo đến kết quả công việc
Tùy vào mức độ ưu tiên mà ban đào tạo xác định mục tiêu hướng tới.

- Xác định phương thức đo lường: Mục tiêu đào tạo nên được chia nhỏ và có các chỉ số để đánh giá mức độ thành công của đào tạo, áp dụng theo tiêu chí SMART. Mục tiêu SMART của đào tạo là: 
Specific: cụ thể và được mô tả rõ ràng
Mearsurable: Có thể đo lường được
Achievable: Có thể đạt được nếu có nỗ lực
Relevant: Liên quan trực tiếp đến nhu cầu đào tạo
Timebound: Có khung thời gian hoàn thành

3.    Xây dựng Outlines
-    Mục tiêu khóa học: Giúp học viên hứng thú và xác định được tâm thế mong muốn học hỏi trước khi bắt đầu buổi đào tạo. Mục tiêu khóa học nên bắt đầu bằng động từ
-    Nội dung chương trình:
+ Đảm bảo đạt được mục tiêu khóa học
+ Đảm bảo tính logic và có mạch dẫn
+ Không nên quá 7 nội dung trong một buổi đào tạo
+ Tham khảo công cụ MindManager để vẽ mind map, tư duy bài giảng

4.    Phát triển tài liệu
- Phát triển bài giảng theo phương pháp 2W1H: What-Why-How

- Hoàn thiện tài liệu: Một bộ tài liệu đóng gói bao gồm 8 loại tài liệu 

1.    Khung chương trình (outline)
2.    Slide bài giảng
3.    Sách học viên (workbook)
4.    Tài liệu phát rời (handout)
5.    Câu hỏi kiểm tra
6.    Giáo trình (lesson plan)
7.    Checklist công cụ dụng cụ
8.    Hướng dẫn giảng dạy (Trainer guide)

5. Xây dựng lesson plan
- Lesson plan hay còn gọi là kế hoạch bài giảng cần bao gồm các bước:
+ Lựa chọn phương pháp giảng cho mỗi nội dung
+ Logistics cho mỗi nội dung
+ Đưa vào lesson plan

Phần II: Hỏi – đáp trực tiếp

1. Q: Hiện nay ở các doanh nghiệp, giảng viên nội bộ là các nhà quản lý cấp trung, cấp cao Họ thường rất bận rộn, không có thời gian phát triển các bộ học liệu. Làm thế nào để họ có thể xây dựng bộ học liệu nhanh và hiêu quả hơn?
A: Thường lãnh đạo sẽ là những người giảng viên tốt vì họ có uy tín và có tầm ảnh hưởng. Tuy nhiên để đảm bảo có 1 chương trình bài bản và có hệ thống, bộ phận đào tạo cần định hướng giúp lãnh đạo bằng cách lên khung chương trình (outline) và thống nhất với lãnh đạo sau đó cùng lãnh đạo xây dựng học liệu . Nếu lãnh đạo quá bận, có thể trao đổi với người trợ lý của lãnh đạo. Nếu có nguồn lực, bộ phận L&D nên hỗ trợ về template slide, thiết kế slide bài giảng.

2. Q: Ngoài phần mềm Mindmap, có cách nào lập và tư duy nhanh để tài liệu đẹp đỡ mất thời gian hơn không và làm slide nhanh gọn? 
A: Việc đầu tiên là phải có dành thời gian xây dựng template slide thông minh để có thời gian tập trung vào xây dựng, thay vì tốn thời gian chỉnh tay từng chi tiết một. Anh/Chị có thể tham khảo các khóa học Train the Trainer của MCG Talent Gene hợp tác cùng Slide Factory để được hướng dẫn sâu hơn về phần này.

3. Q: Để đạt hiệu quả cao trong 1 buổi đào tạo, chúng ta nên sử dụng bao nhiêu Why-What-How?
Áp dụng phương pháp thuyết trình của Steve Job, hãy dừng lại ở con số 3. Bài giảng cần chọn ra tối đa 3 điểm muốn học viên tập trung nhất để phân tích Why, What và đặc biệt là How. Để làm được điều này, giảng viên cần đa dạng hóa phương pháp giảng dạy: không chỉ đứng giảng từ kinh nghiệm của mình mà nên sử dụng video clip, câu đố,game,…  để học viên được thực sự tham gia vào .

4. Q: Làm thế nào để phát triển nội dung từ outline mà không bị nhàm chán, luẩn quẩn?
A: Để phát triển nội dung từ outline mà không bị nhàm chán, hãy dành thêm thời gian dùng thêm hoạt động nào, game, casestudy, bài tập nhóm để nội dung đào trở nên hấp dẫn hơn

5. Q: Làm thế nào có thể đo lường/đánh giá cấp độ đào tạo đạt được sau mỗi khóa học ạ? Có những phương pháp nào có thể áp dụng để phát triển cấp độ kỳ vọng từ cấp 2 lên 3, 3 lên 4?
A: Để đo lường/đánh giá cấp độ đào tạo đạt được sau mỗi khóa học, cần phải xác định mục tiêu đào tạo thật rõ ràng, đưa nó về tiêu chí SMART để dễ đo lường đánh giá. Để có câu trả lời chi tiết hơn, Anh/Chị chờ đón lời giải đáp trong Module 4: Nâng cấp đánh giá hiệu quả đào tạo từ level 1,2 sang level 3 - Kirk Patrick của chuỗi hội thảo L&D Faster & Better ngày 11/9/2020, 20h – 21h30 nhé. 

6. Q: Đối với trường hợp sử dụng nhiều giảng viên thuê ngoài, làm thế nào để xây dựng trainer guide? 
A: Để có 1 trainer guide tốt, bộ phận L&D cần làm với 1 nhóm giảng viên và lựa chọn 1 giảng viên cứng có khả năng làm Master Trainer có thể dẫn dắt và thống nhất về nội dung giảng dạy với các giảng viên khác. Đội ngũ giảng viên có thể giảng dạy, nhưng để tư duy xây dựng bài giảng có tính chất customized nhưng dễ chuyển giao, làm đầy đủ các bước TNA thì cần có giảng viên có đủ năng lực đó và cán bộ L&D cần kiểm soát mục tiêu, các nội dung trong bài giảng.

7.Q: Làm thế nào đánh giá sau đào tạo bằng bài test hay bằng đánh giá nào ? 
A: Để đánh giá sau đào tạo, chúng ta sử dụng cấp độ mô hình Kirk Patrick.
Cấp độ 1,2: Reaction (Phản ứng), sử dụng phiếu đánh giá sau đào tạo, báo cáo kết quả qua dashboard
Cấp độ 2: Learning (học tập), sử dụng câu hỏi test để đánh giá
Cấp độ 3: Impact (Ảnh hưởng), sử dụng đánh giá 360* của bộ phận nhân sự, đối soát kế hoạch hành động
Cấp độ 4: Result (Kết quả) đánh giá qua hiệu quả công việc do đào tạo tác động