Mặc dù chỉ mới ra mắt chưa đến 3 năm nhưng ChatGPT đã thay đổi cách chúng ta làm việc. Giờ đây, những tác vụ cần làm trong nhiều ngày đã có thể hoàn thành một cách nhanh chóng, thậm chí còn được tự động hóa. 

Điều này đã đặt câu hỏi: Gen AI sẽ thay đổi vai trò của quản lý cấp trung như thế nào trong tổ chức? 

Một nhóm nghiên cứu tại Trường Kinh doanh Harvard, do Giáo sư Manuel Hoffmann dẫn đầu, đã tìm hiểu cách chúng ta sử dụng gen AI. Họ kết luận rằng AI đã giúp nhân viên thực hiện những công việc mà trước đây chỉ dành cho quản lý. Từ năm 2022 đến 2024, nhóm đã nghiên cứu 50.032 kỹ sư phần mềm trên toàn thế giới. Trong số đó, hơn một nửa sử dụng GitHub Copilot, một AI mã nguồn mở. Các lập trình viên dùng Copilot để hỗ trợ viết code, giải quyết vấn đề và tự học. Hoffmann cùng đồng nghiệp đã quan sát hơn 2,4 triệu hành động trên nền tảng này và phân chia chúng thành hai nhóm: công việc chính (lập trình) và công việc quản lý.

Giáo sư Hoffmann chia sẻ: “Nghiên cứu về cách lập trình viên sử dụng GitHub giúp chúng tôi hình dung rõ hơn công việc của họ, từ đó có thể theo dõi một cách chính xác và thường xuyên việc gen AI đang thay đổi cách họ làm việc — cũng như thay đổi đó diễn ra như thế nào.”

Kết quả nghiên cứu đã chỉ ra rằng, sử dụng Copilot giúp tăng thời gian cho công việc chuyên môn lên khoảng 5%, giảm thời gian cho việc quản lý xuống khoảng 10%. Có 2 nguyên nhân chính dẫn đến sự thay đổi này. Đầu tiên là việc sử dụng gen AI cho phép các lập trình viên có thể chủ động hơn trong công việc bởi họ và quản lý không còn phải mất nhiều thời gian trao đổi hay phối hợp với người khác về từng nhiệm vụ hoặc dự án nữa. Thứ hai, những GenAI giúp họ viết code nhanh hơn và dành nhiều thời gian hơn cho việc thử nghiệm và học hỏi các công nghệ và kỹ năng mới.

Nhóm nghiên cứu của Giáo sư Hoffmann cũng tin rằng các phát hiện này sẽ giúp công ty tinh gọn tầng bậc báo cáo trong hệ thống quản lý. Điều này không có nghĩa cần cắt giảm toàn bộ quản lý cấp trung, mà AI có thể thay thế một phần công việc của họ. Đối với những quản lý được giữ lại, AI sẽ giúp giảm thời gian điều phối, giám sát nhân viên hay làm “cầu nối” giữa các quản lý cấp cao với nhân viên cấp dưới. Với sự tiến bộ nhanh chóng của gen AI trong việc lên kế hoạch, điều phối, kiểm tra chất lượng, người quản lý sẽ có nhiều thời gian làm những công việc quan trọng hơn như: trực tiếp tham gia các nhiệm vụ thường do nhân viên đảm nhận, cải tiến quy trình hoặc thử nghiệm sản phẩm mới.

Nhưng để tối ưu hóa tiềm năng của AI, từ đó giảm bớt các tầng bậc quản lý, giải phóng quản lý cấp trung khỏi các công việc điều hành dự án, các công ty cần trả lời được 2 câu hỏi quan trọng: Tự động hóa công việc nào và làm thế thì ai sẽ được lợi?

Xác định đúng việc để tự động hóa.

Mặc dù nghiên cứu về GitHub Copilot tập trung vào lập trình viên và quản lý của họ; tất cả các công ty đều có thể dùng gen AI để giải phóng quản lý cấp trung của họ khỏi những công việc truyền thống. Chìa khóa ở đây là việc xác định những công việc nào nên để AI thay thế và việc gì vẫn cần sự có mặt của con người.

Trước khi đưa ra quyết định công việc nào cần tự động hóa, ta cần phân loại các loại các đầu việc vào hai nhóm: nhóm chuyên môn và nhóm quản lý. Không chỉ các công ty công nghệ, mà bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào đều có thể phân chia vào hai nhóm này. Sau khi phân loại xong, bước tiếp theo là cân nhắc xem nên dùng gen AI cho phần công việc nào của quản lý cấp trung.

Nghiên cứu của Hoffmann và các cộng sự đã chỉ ra sự khác biệt giữa lập trình viên dùng gen AI và những người không dùng. Nhóm dùng gen AI ít đặt câu hỏi cho quản lý, đồng nghiệp hơn và làm việc trong đội nhóm nhỏ hơn, nơi họ có thể độc lập hoàn thành cả một dự án. Hoffmann khuyến nghị các công ty thực hiện những thí nghiệm tương tự, quan sát cách nhân viên sử dụng gen AI và tìm ra tác vụ có thể tự động hóa.

Không chỉ vậy, trong một số trường hợp, gen AI có thể đóng vai trò như mentor, coach hoặc đồng nghiệp hướng dẫn cho nhân viên mới — công việc mà trước đây thường do quản lý đảm nhận. Với gen AI, nhân viên có thể tự hỏi và tìm ra lời giải cho vấn đề mà không cần nhờ đến quản lý, giúp họ chủ động hơn và giảm bớt thời gian gián đoạn công việc của cả hai bên.

Xác định ai là người hưởng lợi nhiều nhất.

Nhóm nghiên cứu của Hoffmann tiếp tục đưa ra một phát hiện quan trọng: Lập trình viên ít kỹ năng và kinh nghiệm hơn được hưởng lợi nhiều hơn từ gen AI. Nguyên do một phần do người ít kinh nghiệm dành nhiều thời gian lập trình hơn, trong khi người nhiều kinh nghiệm cần phân bổ thời gian cho hoạt động quản lý. Những nghiên cứu trước đây cũng cho thấy con người thường tin vào kinh nghiệm của bản thân hơn là tin vào AI. Nói cách khác, càng thiếu hiểu biết về một chủ đề, chúng ta lại càng có xu hướng dựa vào AI.

Đây là một cơ hội lớn để các công ty giảm bớt gánh nặng cho quản lý cấp trung trong việc đào tạo nhân viên mới, nhân viên thiếu kỹ năng và nhiều nhiệm vụ khác. Nhờ Gen AI, những nhân viên này có thể tự học và rèn luyện, giúp quản lý tập trung hơn vào các công việc quan trọng. Kết quả là mỗi người có thể tiết kiệm được hàng giờ làm việc hiệu quả.  

Không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ cá nhân, Gen AI còn giúp quản lý cấp trung hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. 

• Liệu những người có hiệu suất thấp đã thực sự hiểu rõ công việc cần làm và chất lượng được kỳ vọng chưa? 

• Những nhân viên có hiệu suất cao đang nắm giữ những bí quyết gì có thể chia sẻ cho đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn? 

Khi có trong tay những thông tin này, quản lý cấp trung sẽ dễ dàng xác định nguyên nhân khiến nhân viên gặp khó khăn, từ đó hướng dẫn họ cách tận dụng Gen AI một cách chủ động để cải thiện hiệu suất và bứt phá trong công việc. 

Gen AI không chỉ hữu ích cho nhân viên mới hoặc những người có năng suất thấp, mà còn mở ra cơ hội nâng cao và làm mới kỹ năng cho toàn bộ nhân viên ở mọi khía cạnh công việc. Dù nghiên cứu của Hoffmann tập trung vào lập trình viên, các kết quả này hoàn toàn có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác. Để tận dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần thường xuyên trao đổi với nhân viên để hiểu rõ họ đang ứng dụng AI vào những công việc nào. Từ đó, có thể chia sẻ rộng rãi các kiến thức và kỹ năng hữu ích trong toàn đội ngũ, đồng thời xác định những nhiệm vụ có thể giảm bớt, giúp quản lý cấp trung có thêm thời gian cho các công việc chiến lược.

Việc áp dụng Gen AI không chỉ giúp nhân viên ở mọi cấp độ nâng cao kỹ năng và tối ưu công việc, mà còn mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt cao hơn. Khi đó, các tầng bậc quản trị có thể được rút gọn, giúp tổ chức tinh gọn hơn, nâng cao năng suất và giảm bớt gánh nặng các nhiệm vụ vốn thuộc về quản lý cấp trung.

Nguồn tham khảo: How AI Is Redefining Managerial Roles