PHẦN 1: CÁC TRƯỜNG HỢP CẦN LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO TNA

1.    Các tình huống cần lập kế hoạch đào tạo:
-    Lập kế hoạch đào tạo năm để dự trù các chương trình sẽ tổ chức và ngân sách
-    Lập kế hoạch đào tạo để khắc phục ngay những lỗ hổng về năng lực của nhân viên (lỗ hổng này gây tác động mạnh đến hiệu quả hoạt động của Công ty)

2. Các câu hỏi thường phải giải đáp khi trình một kế hoạch đào tạo
-    Why? (Mục tiêu, mục đích)
-    What? (Nội dung gì?)
-    Who? (Ai cần được đào tạo)
-    How? (Phương án đào tạo nào?)
-    When? (Khi nào?)
Báo cáo TNA sẽ trả lời Why, What, Who. Kế hoạch đào tạo sẽ trả lời câu hỏi How, When.

3.    Báo cáo đào tạo gồm những nội dung gì?
WHY ? (Tại sao và mục tiêu cần hướng đến của chương trình đào tạo được đề xuất)
WHO ? (Ai cần được đào tạo)
WHAT? (Đào tạo nội dung gì?)
Trong các phần tiếp theo, diễn giả sẽ tập trung chia sẻ: Who? (Ai cần được đào tạo) & What? (Đào tạo nội dung gì?)

Phần II: KỸ THUẬT THU THẬP DỮ LIỆU THỰC HIỆN VIỆC TNA

03 cấp độ thu thập & phân tích 

Thường L&D sẽ tập trung vào cấp độ nghề nghiệp để xác định ai cần được đào tạo & cấp độ cá nhân để xác định nội dung đào tạo.

1.    Xác định ai cần được đào tạo?
Tips: Không giải quyết bài toán lớn, Chia nhỏ các công việc con trong 1 nhiệm vụ lớn để tìm hiểu “lỗ hổng” trong chuỗi công việc giúp hoàn thành nhiệm vụ 

Kỹ thuật thu thập thông tin & phân tích để xác định ai đang cần được đào tạo?

2.    Xác định năng lực gì cần được đào tạo
Tips: Không giải quyết bài toán lớn, chia nhỏ & chọn lọc các kiến thức, kỹ năng có tỷ lệ NV thiếu nhiều nhất để tập trung giải quyết 

 Kỹ thuật thu thập thông tin & phân tích để xác định năng lực gì cần được đào tạo

 
a.    Đối với công ty đã có khung năng lực
Với trường hợp các công ty đã có hệ thống khung năng lực: Từ danh sách nhân viên, bộ phận L&D có thể sử dụng phỏng vấn kiểm tra để ra kết quả về Kiến thức; Kỹ năng , Thái độ, hành vi để xây dựng báo cáo khoảng trống năng lực

Ví dụ: Phiếu khảo sát năng lực diện rộng

 :
b. Đối với công ty chưa có hệ thống Khung năng lực
Bước 1: Khảo sát diện rộng 

Ví dụ Khảo sát năng lực khi công ty chưa có Khung năng lực

Bước 2: Phỏng vấn sâu với đối tượng được chọn mẫu: Dùng các câu hỏi WHY – Tại sao để đào sâu và tìm nguyên nhân cốt lõi
Lưu ý:
- Bạn có thể nhận được rất nhiều câu trả lời, hãy đào đến mức sâu nhất có thể và dừng khi câu trả lời dẫn đến 1 lý do khách quan thực tế trong quá khứ, không thể thay đổi được. Khi đó, hãy chốt câu trả lời liền trước đó. 
- Để giải quyết được vấn đề, cần nhớ, tìm ra các lý do xuất phát từ “bản thân” của chúng ta. Đừng dựa trên những lý do từ phía đối tác, đối thủ, … bên ngoài.

3. Tổng kết

Tổng quát về thu thập dữ liệu cho TNA

PHẦN III: HỎI ĐÁP TRỰC TIẾP

Q1: Về bảng phân tích khảo sát, những chỉ số ở bảng thu thập khảo sát năng lực nhân sự dựa trên tiêu chí nào?
A: Dựa trên khung năng lực, bao gồm năng lực (competency), định nghĩa về năng lực đó và các cấp độ. Mỗi công ty sẽ có từng quy định về cấp độ năng lực. Lãnh đạo và cá nhân sẽ dựa trên cấp độ đưa ra để đánh giá. 

Q2: Đối với những công ty quy mô nhỏ với bộ phận đào tạo ở mức sơ khai chưa có KNL, khi làm khảo sát TNA sẽ sử dụng tiêu chí nào để đánh giá?
Dựa trên mô tả công việc và quy trình nghiệp vụ để gửi khảo sát diện rộng và phỏng vấn nhân viên theo kỹ thuật đặt câu hỏi TẠI SAO (5 – 7 Why) để tìm ra nguyên nhân gốc rễ vấn đề. Bạn không nên chỉ dừng ở đây vì chỉ thấy nguyên nhân bề nổi. Hãy tiếp tục phỏng vấn sâu với đối tượng cá nhân đang không hoàn thành được công việc.

Q3: Chọn đối tượng xác suất hay dựa trên tiêu chí như thế nào?
A: Sau khi thực hiện khảo sát diện rộng, nếu như bộ phận nhân sự có đủ nguồn lực khảo sát hết tất cả các nhân viên
- Đối với trường hợp bộ phận cần đào tạo dười 20 người, dành thời gian gặp hết các nhân sự để phỏng vấn
- Đối tượng cần đào tạo khoảng 30-50 người, hãy phỏng vấn theo nhóm tùy theo khả năng bạn có thể kiểm soát

>>Xem thêm: Recap Module 1: Phát triển tài liệu đào tạo chuyên sâu 2W1H