Phần 1. Đặc điểm chung của các công cụ hỗ trợ cho việc làm từ xa
Khả năng tiếp cận
Các công cụ hỗ trợ việc làm việc từ xa giúp người dùng có thể truy cập công việc tại nhà từ hầu hết mọi nơi có Internet. Người dùng không bao giờ cần phải lo lắng về việc cài đặt và bảo trì vì hầu hết các công cụ làm việc từ xa hiện nay đều dựa trên nền tảng đám mây. Hơn nữa, những người làm việc từ xa cũng có thể sử dụng các công cụ này khi đang di chuyển bằng cách chọn ứng dụng dành cho thiết bị di động của họ.
Dễ sử dụng
Tất cả các công cụ hỗ trợ việc làm việc từ xa đều có giao diện người dùng trực quan. Người dùng trở nên dễ dàng vận hành một công cụ đi kèm với thiết kế giao diện người dùng đơn giản và dễ hiểu.
Giá cả phải chăng
Giá cả là yếu tố quan trọng nhất góp phần tạo nên tính thiết thực của một công cụ. Cùng với giá cả phải chăng, các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa cũng đảm bảo tính hiệu quả về mặt chi phí cho tổ chức/đơn vị sử dụng.

Phần 2: Tại sao nhân viên / nhóm làm việc từ xa nên sử dụng công cụ làm việc tại nhà
Trong nhiều trường hợp, các tổ chức và nhân viên gần đây chuyển sang làm việc từ xa đã phàn nàn về năng suất thấp và thiếu sự hợp tác trong nhóm.
Mặc dù họ đã soạn thảo các chính sách làm việc từ xa và thậm chí thực hiện theo các mẹo làm việc tại nhà phổ biến để nâng cao năng suất khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, họ không thể đạt được mức năng suất tối ưu của mình.
Một số nguyên nhân có thể: 
Nhiều tổ chức chuyển sang làm việc từ xa, đặc biệt là do vội vàng, quên nghiên cứu và xác định các công cụ phù hợp với nhóm làm việc từ xa của họ.
Để làm việc tại nhà một cách hiệu quả, điều quan trọng là tổ chức/đơn vị bạn phải biết lựa chọn và sử dụng công cụ nào là tốt nhất cho mình. Bằng cách sử dụng các công cụ phù hợp, bất kỳ nhóm từ xa nào cũng có thể trở nên năng suất hơn và đảm bảo sự cộng tác nhóm tuyệt vời.
Vì chiến lược làm việc từ xa của mỗi tổ chức là khác nhau, hiển nhiên là các công cụ họ cần phần lớn phụ thuộc vào yêu cầu của họ. Sau đây là danh sách gợi ý các công cụ hỗ trợ cho việc làm việc từ xa hiệu quả:

>>Xem thêm: 20 ứng dụng giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc trong năm 2021

Đối với quản lý dự án
1.    ProofHub
Việc quản lý nhiều nhóm và dự án từ xa thật lộn xộn nếu không có ProofHub, đây là phần mềm quản lý dự án tích hợp. Với khả năng xử lý vô số dự án đồng thời, các nhóm từ xa ở mọi quy mô, bất kỳ ngành nào cũng có thể sử dụng. Cho dù bạn muốn quản lý các nhiệm vụ của dự án, theo dõi giờ làm việc hoặc tạo báo cáo dự án, ProofHub có thể giúp bạn với hầu hết mọi hoạt động quản lý dự án. Hơn nữa, nó cũng kết hợp một số công cụ cộng tác cho các nhóm từ xa như trò chuyện tích hợp, lưu trữ và chia sẻ tệp, công cụ đánh dấu để kiểm chứng tài liệu, v.v. sẽ giúp nhân viên từ xa đảm bảo rằng nỗ lực tập thể của họ có hiệu quả.

2.    Wrike
Wrike là một phần mềm quản lý dự án nổi tiếng khác mà các nhóm từ xa có thể sử dụng để hợp lý hóa các quy trình trong một dự án. Hơn nữa, thiết kế tối giản của nó giúp bạn dễ dàng tìm thấy và sử dụng các chức năng. Wrike cũng đi kèm với một công cụ bằng chứng cộng tác mà bạn có thể sử dụng để đánh dấu vào hình ảnh và để lại nhận xét. Nó cho phép người làm việc từ xa và người quản lý luôn nắm được thông tin liên quan đến tất cả các nhiệm vụ và hoạt động của một dự án.

3.    Trello
Trello là một trong những phần mềm quản lý dự án đơn giản nhất có sẵn cho tất cả các loại nhóm từ xa. Nền tảng này cho phép bạn tạo một bảng riêng cho từng dự án và sau đó thêm danh sách và thẻ để quản lý các nhiệm vụ của dự án. Ngoài ra, có thể gán các thẻ, đại diện cho các nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm. Trello cho phép bạn quản lý các dự án của mình một cách linh hoạt và bổ ích.

 
4.    Github
Github là một nền tảng lưu trữ mã để kiểm soát phiên bản và cộng tác. Nó cho phép các thành viên trong nhóm phân tán rộng rãi cộng tác và giao tiếp trong các dự án. Từ mã nguồn mở đến doanh nghiệp, bạn có thể lưu trữ và xem lại mã, quản lý dự án và xây dựng phần mềm cùng với 50 triệu nhà phát triển. Github được thiết kế để sử dụng cho việc viết mã, có nghĩa là bạn có quyền truy cập vào tất cả các công cụ bạn cần để chia sẻ mã đó, thay vì cố gắng chia sẻ nó trong một nền tảng được xây dựng để giao tiếp chung. Với Github, bạn có thể tạo phần mềm của mình ngay trong ứng dụng. Nhóm của bạn có thể thấy những gì đang diễn ra và người quản lý dự án có thể quản lý các dự án khác nhau trực tiếp từ hệ thống này và có thể chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm chỉ bằng cách đề cập đến họ ở bất kỳ đâu trong hệ thống.
 
5.    Microsoft Teams
Được phát triển bởi Microsoft như một công cụ giao tiếp và cộng tác, Microsoft Teams là một công cụ giao tiếp đáng tin cậy. Từ tin nhắn trực tiếp đến trò chuyện nhóm và hội nghị truyền hình, công cụ này cho phép các nhóm của bạn luôn kết nối theo hầu hết các cách có thể. Bạn cũng có thể gửi ảnh gif và hình dán cho đồng đội của mình bằng cách sử dụng nhóm Microsoft.

6.    Zoom 
Zoom là một ứng dụng hội nghị truyền hình phổ biến và hàng đầu cho phép bạn kết nối trực quan và âm thanh với nhiều người để giữ liên lạc và tiếp tục quy trình làm việc hàng ngày của họ với sự gián đoạn tối thiểu. Zoom cho phép lên đến 1.000 người tham gia video và 10.000 người xem, điều này làm cho phần mềm này trở thành một trong những giải pháp truyền thông ưa thích nhất cho các chuyên gia WFH trên toàn thế giới. Với Zoom, bạn có thể tiến hành các cuộc họp trực tiếp và hội thảo qua video, đồng thời ghi lại các phiên đó để xem sau. Zoom được thiết kế và tối ưu hóa để hoạt động đáng tin cậy và dễ sử dụng, mua và mở rộng quy mô. Mức độ phổ biến của Zoom được thể hiện rõ qua thực tế là Zoom đã có hơn 500 triệu người dùng.

 
7.    Krisp 
Krisp là một ứng dụng vô cùng hiệu quả dành cho những người làm việc từ xa thường xuyên liên lạc với nhau. Những tiếng ồn xung quanh gây mất tập trung khi bạn đang thực hiện cuộc gọi âm thanh /video sẽ làm mất đi thông điệp cốt lõi và khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Đây là nơi mà Krisp có thể được sử dụng rất nhiều. Phần mềm khử tiếng ồn được hỗ trợ bởi AI này loại bỏ tiếng ồn xung quanh trong khi gọi bằng cách thêm bộ lọc ảo giữa micrô và ứng dụng gọi điện của bạn. Bộ lọc ảo này nhận dạng và chặn tất cả các tiếng ồn (gần như) truyền qua để đảm bảo người dùng thưởng thức âm thanh rõ ràng, điều này cũng sẽ làm giảm thời lượng cuộc gọi. Cài đặt nhanh chóng và dễ dàng, vì vậy không có lý do gì để không sử dụng ứng dụng này. Krisp hỗ trợ micrô, tai nghe và loa. Một ứng dụng hoàn hảo cho các nhóm làm việc từ xa, những người chỉ dựa vào giao tiếp âm thanh / video để cộng tác trong công việc.
 
Để chia sẻ file và tài liệu, chúng ta có thể sử dụng:
8. Google Drive
Google Drive là một trong những công cụ phổ biến nhất mà các nhóm sử dụng để lưu trữ và chia sẻ tệp. Bạn có thể sử dụng nó để chia sẻ tài liệu, tệp âm thanh, video, bản trình bày và ảnh với các thành viên trong nhóm từ xa của mình. Hơn nữa, dữ liệu được lưu trữ trong Google Drive có tính bảo mật cao và bạn luôn có quyền chọn những người mà bạn muốn chia sẻ tệp và tài liệu của mình.
 
 9. Microsoft OneDrive
OneDrive cho phép bạn lưu trữ và truy cập tệp từ hầu hết mọi nơi bằng các thiết bị, bao gồm điện thoại di động, máy tính bảng và PC. Ngoài việc chia sẻ các tệp và tài liệu được lưu trữ trong OneDrive, bạn có thể chọn các tệp mà bạn muốn truy cập ngoại tuyến. Là một dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây, bạn có thể sử dụng OneDrive để đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất dữ liệu quan trọng.
 
10. Dropbox
Tập trung tất cả nội dung mà nhóm của bạn cần để làm việc cùng nhau bằng Dropbox. Các giải pháp lưu trữ đám mây do Dropbox cung cấp giúp cộng tác nhóm dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn có thể lưu trữ các tệp và chia sẻ chúng với nhóm của mình bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu bằng các thiết bị bạn chọn.

Đối với việc theo dõi thời gian thì dưới đây là các công cụ tuyệt vời: 
11. Toggl
Toggl là một ứng dụng quản lý thời gian đơn giản dành cho các nhóm làm việc từ xa. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi giờ làm việc trong thời gian thực để bạn và nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả. Bạn có thể theo dõi thời gian cho từng nhiệm vụ và hoạt động chỉ với một cú nhấp chuột. Nó cũng đi kèm với các tính năng nhắc nhở theo dõi thông báo cho bạn bất cứ khi nào bạn quên bắt đầu hoặc dừng bộ đếm thời gian.

 
12. TimeCamp
Đồng bộ hóa với nhóm từ xa của bạn bằng cách sử dụng Dấu thời gian dễ dàng hơn. Công cụ theo dõi thời gian này giúp người quản lý không cần phải đoán xem mỗi thành viên trong nhóm hiện đang làm gì. Theo dõi thời gian chính xác của các giờ có thể lập hóa đơn và ước tính thời gian hoàn thành của một dự án một cách dễ dàng. TimeCamp là một công cụ đáng tin cậy cho bạn khi bạn cần thực hiện thành công bảng chấm công của một dự án.
 
13. Hubstaff
Hubstaff giúp theo dõi thời gian dễ dàng cho các nhóm thuộc mọi quy mô. Nó cho phép các nhóm từ xa đánh giá năng suất của họ và theo dõi tiến độ dự án. Công cụ này cũng đi kèm với tính năng theo dõi thời gian GPS tích hợp cho phép người quản lý theo dõi cả thời gian di chuyển và thời gian tại chỗ của nhân viên. Bảng chấm công trực tuyến cho phép bạn theo dõi giờ làm việc của từng nhân viên, giờ có thể lập hóa đơn và các khoản thanh toán.

Đối với việc họp hành và nhắc lịch thì dưới đây là những công cụ hữu ích:
14. 10to8 
10to8 không chỉ là phần mềm lên lịch cuộc hẹn. Với 10to8, bạn có thể lên lịch và chạy các cuộc hẹn online một cách suôn sẻ và giúp công việc kinh doanh của bạn hoàn toàn từ xa! Tích hợp Hội nghị truyền hình Zoom và Microsoft Teams nguyên bản của nó cho phép người dùng tổ chức tất cả các cuộc hẹn video. Đối với các nhóm ở xa, việc giữ liên lạc thường xuyên và chia sẻ ý tưởng, cập nhật và thông tin là rất quan trọng đối với thành công của dự án. 10to8 có thể xử lý các thành viên trong nhóm ở các vị trí địa lý và múi giờ khác nhau, giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm dễ dàng điều phối và cộng tác trong công việc. Đặt phòng trực tuyến nhanh chóng và thuận tiện cho phép khách hàng đặt và quản lý các cuộc hẹn của họ. Bạn cũng có thể theo dõi việc tham dự, báo cáo về những lần vắng mặt, theo dõi mức độ phổ biến của các dịch vụ của bạn và nhận dữ liệu về hiệu suất của nhân viên.

Hỗ trợ cho việc hợp tác nhóm, chúng ta có thể sử dụng: 
15. Miro 
Miro là một nền tảng bảng trắng cộng tác trực tuyến dựa trên đám mây cho phép các nhóm phân tán làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, từ động não với các ghi chú kỹ thuật số đến lập kế hoạch và quản lý quy trình làm việc nhanh. Miro cho phép bạn giao tiếp thông qua các cuộc gọi điện video được nhúng hoặc các cuộc trò chuyện trực tuyến. Bộ công cụ bảng trắng của giải pháp cho phép người dùng tạo mô hình và lược đồ, viết ra các ý tưởng và để lại phản hồi về đầu vào của các thành viên khác. Miro cung cấp cho bạn một nền tảng để cùng nhau động não các ý tưởng và tạo ra các ý tưởng khác nhau. Người dùng có thể tạo hệ thống quy trình làm việc sử dụng Agile, vì vậy nhóm của bạn biết trạng thái hiện tại của các nhiệm vụ khi bạn bắt đầu tìm hiểu chi tiết cụ thể. Người dùng cũng có thể tải lên tệp, hình ảnh và tài liệu từ máy tính hoặc Google Drive của họ.

Để có thể truy cập và hỗ trợ từ xa, chúng ta dùng các công cụ: 
16. TeamViewer 
TeamViewer là một giải pháp hiệu quả để hỗ trợ từ xa, truy cập từ xa và các cuộc họp trực tuyến, cho phép bạn hỗ trợ khách hàng từ xa, làm việc với đồng nghiệp từ xa và cũng như duy trì kết nối với các thiết bị của riêng bạn. TeamViewer cung cấp một hệ thống mạnh mẽ và có khả năng truy cập cao, phổ biến từ người dùng cá nhân đến các tập đoàn lớn. Phần mềm này làm cho mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều vì người dùng có thể truy cập máy tính của người khác từ xa nếu nó được cài đặt cùng một ứng dụng và bạn được cung cấp các chi tiết đăng nhập cần thiết. Hệ thống của TeamViewer rất đáng tin cậy và bạn có thể tin tưởng phần mềm này khi muốn truy cập thiết bị từ xa một cách an toàn.

Chuyển sang làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà có thể là một thách thức khi làm việc. Thách thức lớn nhất mà bạn có thể phải đối mặt với tư cách là một nhân viên từ xa mới là tìm ra các công cụ có thể giúp việc làm việc từ xa của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả. Các công cụ được đề cập trong bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện tốt nhất với tư cách là một nhân viên làm việc từ xa, cũng như là một gợi ý hữu ích để các tổ chức có thể lựa chọn các công cụ phù hợp với đặc thù công việc của đơn vị mình.