Quản lý đóng vai trò là người huấn luyện

Nhà quản lý giỏi phải là nhà huấn luyện tốt

Trong bất cứ thời kỳ nào, nhiệm vụ sống còn của người quản lý là phải đạt được mục tiêu được giao thông qua quản lý các đầu việc, giám sát deadlines, kiểm soát chất lượng, đánh giá kết quả công việc… Tuy nhiên, chất lượng nhân sự luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Việc nhân viên không đủ năng lực khiến quản lý phải đi sâu vào tiểu tiết, khắc phục lỗi sai, thậm chí phải bỏ thời gian làm hộ nhân viên nhưng mục tiêu của bộ phận vẫn không hoàn thành.

Là một người quản lý chúng ta không thể kỳ vọng có 1 đội quân thiện chiến ngay từ đầu. Điều quan trọng là phải biết dành thời gian và tâm sức cho việc phát triển nhân viên thông qua đào tạo, huấn luyện kèm cặp và dìu dắt cố vấn. Trong phần 1 của chuỗi bài "Huấn luyện nhân viên nâng cao hiệu suất" - Người quản lý là người thầy, tôi có đề cập đến sự khác biệt của 3 hoạt động này.
Trong bài viết này, tôi sẽ đề cập đến việc Huấn luyện và kèm cặp nhân viên. Trong đó người quản lý đóng vai trò là người huấn luyện giúp nhân viên từng bước vượt qua những rào cản bản thân và trở nên xuất sắc hơn, giúp đạt được hiệu suất công việc cao hơn.
Huấn luyện là việc giúp người khác đạt được mục tiêu mong muốn thông qua các buổi trao đổi, định hướng, hỗ trợ và phản hồi thường xuyên. Để tạo ra sự thay đổi trong hành vi của nhân viên, việc huấn luyện không thể hoàn thành trong 1 buổi. Huấn luyện nên là 1 quá trình mà trong đó các buổi đối thoại huấn luyện và các buổi trao đổi góp ý có sự kết nối với nhau và được thực hiện đều đặn theo định kỳ với sự tham gia nghiêm túc của cả 2 bên. Từ đó tạo cơ hội cho việc hình thành những thói quen tốt.

Các yếu tố trong quá trình huấn luyện

Trong quá trình huấn luyện này, người quản lý sẽ thống nhất với nhân viên về các mục tiêu và kỳ vọng, kế hoạch huấn luyện với những mốc thời gian cụ thể. Để thực hiện hiệu quả hoạt động này, người huấn luyện cần lưu ý những yếu tố sau:
Ưu tiên thời gian cho những người có thể huấn luyện:
Người quản lý không thể dành đủ thời gian huấn luyện 1:1 với tất cả nhân viên của mình. Lời quyên của các chuyên gia cho bạn là hãy dành thời gian ưu tiên cho những người có thể huấn luyện được. Dưới đây là một số dấu hiệu giúp bạn xác định được chính xác người có thể huấn luyện.

• Người có động cơ phát triển: Họ thường là những người có trách nhiệm với bản thân, có mục tiêu rõ ràng trong cuộc sống và sẵn sàng mở lòng tiếp nhận cái mới. Hoặc có thể họ là những người đang gặp một vấn đề trở ngại nào đó trong công việc và mình nhìn thấy sự trăn trở và quyết tâm muốn vượt qua của họ. 
• Người dễ đón nhận: Là những người thích học hỏi, sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến góp ý với thái độ cầu thị và không chống đối. Sự cầu thị của họ sẽ giúp họ sẵn sàng thay đổi và tạo ra những đột phá về năng lực
• Người cởi mở: Những người sẵn sàng nói về vấn đề của bản thân, họ không ngại nói ra những điểm yếu và sẵn sàng trao đổi về các vấn đề của cá nhân họ. 

Xây dựng mối quan hệ huấn luyện
Một trong những rào cản lớn khiến hầu hết các buổi đối thoại huấn luyện không thành công khi người quản lý chưa thiết lập được một mối quan hệ huấn luyện tốt với nhân viên của mình. Khi nhân viên còn coi người huấn luyện của mình là sếp, buổi trao đổi huấn luyện sẽ không có được sự cởi mở cần thiết. Nhân viên sẽ có xu hướng giấu lỗi, không thẳng thắn nhìn nhận và tìm lý do bao biện cho những vấn đề của họ. Vì vậy, người quản lý phải thoát ra khỏi vai người sếp, hãy trở thành những người thầy biết phân tích, biết lắng nghe, biết cảm thông và chia sẻ. Mối quan hệ huấn luyện phải được thực hiện trên nền tảng của sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau.
Lập kế hoạch huấn luyện:
Kế hoạch huấn luyện bài bản sẽ giúp cho việc huấn luyện của bạn thành công hơn. Việc huấn luyện nâng cao hiệu suất được các chuyên gia McKinsey gợi ý tiến hành theo 4 bước. 

Mô hình Vòng tròn huấn luyện (Nguồn: McKinsey)

1.    Xác định nhu cầu
Người quản lý cần dành thời gian quan sát, phân tích các năng lực, điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng và mong muốn của nhân viên. Từ đó cùng trao đổi và hướng dẫn nhân viên xây dựng 1 mục tiêu phát triển rõ ràng. Với mục tiêu đó hai bên thống nhất lịch trình huấn luyện, các mốc thực hiện, phương án hỗ trợ và cam kết từ hai phía. 
2.    Tạo cơ hội trải nghiệm
Các buổi đối thoại huấn luyện cần chỉ ra được những việc cần thực hiện, những hành vi cần điều chỉnh và đưa vào trải nghiệm thực tế để lấy cơ sở cho các buổi trao đổi góp ý. Người quản lý trong giai đoạn này cần tạo cho nhân viên những cơ hội áp dụng tốt nhất để trải nghiệm thực tế. 
Muốn tạo điều kiện tác động nhanh vào việc thay đổi hành vi, tất cả các cơ hội trải nghiệm thực tế nên được ghi nhớ và đưa ra thảo luận để rút kinh nghiệm
3.    Phát triển năng lực
Đây chính là các buổi đối thoại huấn luyện nhằm giúp nhân viên nhìn ra được những điểm hạn chế, những rào cản năng lực hoặc những nguyên nhân cốt lõi trong các vấn đề của họ. Từ đó hai bên sẽ thống nhất những hành vi cần điều chỉnh, những việc cần thực hiện và theo dõi để làm nguyên liệu cho các buổi phản hồi góp ý tiếp theo. 
Giai đoạn này người quản lý cần kiên trì và nghiêm túc thực hiện theo định kỳ một cách thường xuyên và không gián đoạn, đây chính là giai đoạn giúp nhân viên hoàn thành các thói quen tốt. 
Các buổi đối thoại huấn luyện có thể trở nên bế tắc khi nhân viên không mở lòng và thẳng thắn nhìn nhận lỗi sai của mình. Người quản lý rất cần được trang bị hai kỹ năng sống còn cho việc huấn luyện: Kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng lắng nghe. Trong bài viết sau tôi sẽ nói kỹ hơn về hai kỹ năng này
4.    Trao đổi góp ý
Kỹ năng sẽ không thể hình thành nếu không có sự nhìn nhận, đánh giá và điều chỉnh kịp thời. Các buổi trao đổi góp ý là yếu tố sống còn để tạo ra những thay đổi tích cực. Sau khi nhân viên có cơ hội được trải nghiệm việc áp dụng những điều mình làm khác đi so với trước kia, các buổi trao đổi góp ý sẽ được diễn ra. Muốn nhân viên sẵn sàng đón nhận phản hồi góp ý một cách tích cực, người huấn luyện cần sử dụng tốt các dữ kiện thu thập và các hành vi quan sát được cộng với kỹ năng đưa phản hồi được sử dụng thành thạo.

Tác giả: Nguyễn Anh Đức 

Giám đốc điều hành - MCG Talent Gene

Chuyên gia huấn luyện doanh nghiệp tại Việt Nam