Các tổ chức đều hiểu rằng để thành công, việc quản lý hiệu suất của nhân viên là rất quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng thật sự hiểu được ý nghĩa của hỗ trợ hiệu suất. Cũng như hỗ trợ bán hàng, trong hỗ trợ hiệu suất, tổ chức cần phải cung cấp cho nhân viên những công cụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, hoàn thành mục tiêu kinh doanh và nâng cao năng suất. Đó cũng là cách những nhà quản lý có thể xây dựng đội nhóm và giúp đội nhóm khai thác triệt để tiềm năng của mình.

Julia Babij, chuyên gia đào tạo của Cenlar FSB, cho rằng không nên nhầm lẫn giữa hỗ trợ hiệu suất với quản lý hiệu suất. “[Quản lý hiệu suất] có tính chất phân cấp: Các nhà lãnh đạo đánh giá hiệu suất của nhân viên, đưa ra phản hồi cho nhân viên [và] xem xét những mục tiêu phát triển cá nhân của nhân viên nhưng thường thì sự xem xét đó sẽ bị lãng quên do nhu cầu hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.” Trong khi đó, theo Babij, với hỗ trợ hiệu suất, lãnh đạo và nhân viên sẽ hợp tác để cùng nhau đạt được những mục tiêu của tổ chức cũng như hoàn thành những mục tiêu cá nhân. “Nhờ đó, chúng ta có được một mối quan hệ cân bằng, hiệu quả và có ý nghĩa giữa nhân viên, lãnh đạo và tổ chức.”

Hỗ trợ hiệu suất không chỉ là tổ chức chương trình đào tạo, mà còn là cung cấp những công cụ, tài nguyên và công nghệ cần thiết để nhân viên cải thiện phương thức làm việc của họ. Bob Mosher, đồng sáng lập và trưởng nhóm đào tạo của APPLY Synergies cho biết: “Việc hỗ trợ người học nâng cao hiệu suất là cấp độ cao hơn của đào tạo và là quá trình áp dụng kỹ năng để nâng cao chất lượng công việc. Hỗ trợ hiệu suất không chỉ là tạo ra sự thay đổi hành vi thông qua việc học hỏi, mà hơn thế, nó liên quan đến việc cung cấp cho nhân viên những nguồn lực và bước khởi đầu cần thiết để nâng cao cách thức thực hiện công việc. “Để làm được điều này, L&D phải dịch chuyển từ vai trò là nhà cung cấp dịch vụ đào tạo sang vai trò là chuyên gia tư vấn về hiệu suất,” Beth Montag-Schmaltz, một đối tác trong hoạt động phát triển năng suất và con người của West Monroe, cho biết.

Có nhiều cách để đạt được mục tiêu đó, chẳng hạn như họp giao ban hàng tuần để đánh giá các mục tiêu (những mục tiêu này phải đảm bảo: S - tính cụ thể, M - tính có thể đo lường, A - tính khả thi, R - tính thực tế và T - có thời hạn rõ ràng), hay sử dụng ứng dụng học tập trên thiết bị di động cho phép nhân viên học ở bất kì đâu. Cho dù hỗ trợ hiệu suất làm việc của nhân viên bằng cách nào đi nữa, các tổ chức cũng cần đảm bảo rằng không chỉ những mục tiêu của công ty, mà những mục tiêu cá nhân của nhân viên sẽ được thỏa mãn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ bàn luận về việc làm thế nào tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên đạt hiệu suất làm việc cao nhất.

Định nghĩa của Hỗ trợ hiệu suất

Để hỗ trợ nhân viên đạt hiệu suất làm việc cao, trước tiên, tổ chức cần thống nhất thế nào là hỗ trợ hiệu suất. Carrie Berg, Phó Trưởng phòng Đào tạo & Phát triển của Teladoc Health, chia sẻ rằng bước đầu tiên để giúp nhân viên khai thác hết mức tiềm năng của họ là đồng nhất khái niệm hỗ trợ hiệu suất với phát triển sự nghiệp. “Cần có sự đồng nhất thực sự giữa định nghĩa của công ty về phát triển sự nghiệp và hỗ trợ hiệu suất”, cô cho biết.

Berg giải thích thêm rằng để định nghĩa hỗ trợ hiệu suất, các nhà lãnh đạo phải xác định bộ kỹ năng và năng lực cụ thể tạo nên hồ sơ năng lực của từng cá nhân và quản lý những công cụ phù hợp với từng vai trò đó. “Các tổ chức cần xác định năng lực hiện có của nhân viên và chuẩn bị những công cụ cần thiết, phù hợp với năng lực của họ”, Berg chia sẻ.

Những nhà lãnh đạo cần xác định hỗ trợ hiệu suất có ý nghĩa như thế nào với tổ chức của họ và rồi đồng nhất ý nghĩa đó với việc làm thế nào tổ chức có thể giúp nhân viên phát triển sự nghiệp. Việc này giúp nhân viên nhìn nhận một cách rõ ràng trình độ hiện tại của họ và những công cụ họ cần để cải thiện kết quả công việc. Từ đó, tổ chức có thể cung cấp cho nhân viên những gì họ cần để cải thiện hiệu suất và hoàn thành mục tiêu kinh doanh, cũng như để phát triển trình độ chuyên môn của họ. Vì vậy, hỗ trợ hiệu suất thực chất là một bài toán win-win giữa nhân viên và tổ chức.

Từ việc xác định ý nghĩa của việc hỗ trợ hiệu suất đối với công ty, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể hướng tới việc xây dựng một chiến lược hỗ trợ. Các nhà lãnh đạo cần có một chiến lược hỗ trợ hoàn chỉnh phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp, của cá nhân nhân viên cũng như tính đến những hạn chế và hệ thống của tổ chức. Mosher giải thích rằng một chiến lược hỗ trợ có thể giúp nhà lãnh đạo hiểu được tình trạng hiệu suất trong công việc của công ty và những công cụ đặc biệt được thiết kế cho từng vị trí công việc.

Xây dựng văn hóa học tập

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đã cung cấp cho nhân viên tất cả các công cụ và nguồn lực mà họ cần, nếu môi trường làm việc ấy không liên tục thúc đẩy sự học hỏi và phát triển, tổ chức của bạn sẽ không thể tiến xa được. Yếu tố then chốt thứ hai trong hỗ trợ hiệu suất chính là nuôi dưỡng văn hóa học tập, ưu tiên trải nghiệm học của nhân viên. Điều này có nghĩa là coi những con người của tổ chức là trung tâm của mọi quyết định. Hãy cùng xem qua một số phương pháp hay nhất để tạo nên một nền văn hóa học tập lấy con người làm trung tâm nhé.

1. Văn hóa học tập

Để tạo ra một môi trường đề cao việc học tập, Berg khuyên các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trước tiên cần định nghĩa thống nhất thế nào là văn hóa học tập trong tổ chức của họ. Cô cho biết: “Nếu có sáu giám đốc điều hành ngồi trong cùng một căn phòng và yêu cầu họ đưa ra một định nghĩa về văn hóa học tập, tôi sẽ nhận được sáu câu trả lời khác nhau.”

Mosher giải thích rằng để tạo nên một nền văn hóa học tập, chúng ta phải thầu hiểu văn hóa tổ chức của mình hiện tại ra sao. “Tổ chức nào cũng có văn hóa học tập nhưng vấn đề là nó có hiệu quả không. Ví dụ như, việc thất bại có phải là một phần trong văn hóa của chúng ta không? Chúng ta có cho phép nó xảy ra không? Chúng ta cần phải thành thực về văn hóa tổ chức của mình ở thời điểm hiện tại và hiểu rằng chúng ta muốn dẫn dắt nó đi tới đâu”, anh chia sẻ.

2. Xác định nhu cầu cải thiện hiệu suất cá nhân

Berg giải thích rằng đôi khi các nhà lãnh đạo sử dụng đào tạo để khắc phục điều gì đó mà nhân viên đang không làm hoặc không biết làm. Tuy nhiên, tổ chức nên dành nhiều thời gian hơn để tập trung xác định nhu cầu cải thiện hiệu suất thực tế của nhân viên.

“Họ có đang nhận được phản hồi không? Họ có thực sự hiểu công việc họ đang làm không? Họ có hiểu hết bối cảnh của tổ chức và họ có được trao quyền để [làm việc] và phát triển bản thân không?” Berg chia sẻ, “Để nhân viên hoàn thành tốt công việc của họ, L&D và văn hóa học tập phải được đặt lên hàng đầu.”

3. Chấp nhận rủi ro và đổi mới

Một nền văn hóa học tập hiệu quả là một môi trường làm việc, nơi mà nhân viên cảm thấy họ có thể chấp nhận rủi ro, mắc sai lầm và thừa nhận thất bại. Montag-Schmaltz cho rằng, “Văn hóa học tập và phát triển được hình thành bởi những tổ chức thường xuyên ghi nhận và khen ngợi sự chấp nhận rủi ro (hợp lý), sự đột phá và tinh thần học hỏi từ những sai lầm”.

Để hỗ trợ hiệu suất, nhân viên phải cảm thấy an toàn về mặt tâm lý để phát huy khả năng của mình mà không sợ bị ảnh hưởng. Mosher nói: “Nhân viên phải cảm thấy như thể họ được phép phát huy hết mức hiệu suất của mình - rằng họ có quyền thất bại.” Thất bại là một phần của quá trình khám phá và học hỏi.

4. Trao quyền hạn và trách nhiệm

Khi tạo nên một nền văn hóa học tập, việc trao quyền hạn và trách nhiệm là rất quan trọng. Phần lớn sự phát triển của một người nhân viên phụ thuộc vào sự lãnh đạo. “Chúng ta cần nhất trí rằng quản lý không chỉ cần dành thời gian phát triển bản thân họ, mà còn phải tạo ra không gian phát triển co những nhân viên cấp dưới nữa”, Berg cho biết. Cô gợi ý các nhà quản lý nên chừa ra một khoảng trống trên lịch làm việc để người học có thời gian hoàn thành một khóa học trực tuyến hoặc đọc một cuốn sách. Và để giúp họ phát triển hơn nữa, các nhà quản lý nên được yêu cầu phải hoàn thành một chương trình đào tạo kỹ năng lãnh đạo.

Đo lường mức độ ảnh hưởng

Một chiến lược hiệu quả sẽ tạo ra những kết quả có thể đo lường được. Khi đo lường mức độ ảnh hưởng của chiến lược hỗ trợ, hãy chú ý xác định những chỉ số phù hợp. Berg chia sẻ rằng, khi tổng kết những chương trình đào tạo, nhà lãnh đạo cần hình dung thế nào là một chương trình thành công. Một chương trình được xem là thành công dựa vào việc nó có tạo ra sự thay đổi hành vi hay không, hoặc dựa vào chỉ số đo lường sự hài lòng của người học (NPS).

Tức là những chỉ số cần phải cụ thể hơn, thay vì “số người tham gia chương trình”, hay “số người đã đăng nhập hệ thống quản trị học tập (LMS)”. Berg cho rằng những con số đó không thể giúp doanh nghiệp tiến xa được. “Những con số ấy không giải thích gì cho bạn về sự hiệu quả của công tác đào tạo, cũng như việc đào tạo đã tác động thế nào đến nhân viên và tổ chức.”

Thay vào đó, nhà lãnh đạo nên sử dụng những chỉ số hướng trực tiếp tới mục tiêu kinh doanh, như “có bao nhiêu người ở lại công ty sau khi hoàn thành chương trình”, hoặc “có bao nhiều người được thăng tiến sau chương trình”. Như vậy, bạn có thể nhìn nhận một cách rõ ràng liệu nỗ lực trong hỗ trợ hiệu suất của bạn có mang lại kết quả như mong muốn không.

Lời kết

Khi hỗ trợ hiệu suất, hãy hiểu rằng hỗ trợ hiệu suất và quản lý hiệu suất là hai việc khác nhau. Hỗ trợ là cung cấp cho nhân viên những công cụ và nguồn lực cần thiết bên cạnh việc đào tạo để họ có thể làm việc hiệu quả hơn. Khi làm việc hiệu quả hơn, nhân viên đương nhiên sẽ góp phần hoàn thành những mục tiêu kinh doanh, cũng như phát triển sự nghiệp của bản thân họ.

Ngoài ra, nền văn hóa học tập có ảnh hưởng lớn đến hỗ trợ hiệu suất. Nuôi dưỡng một nền văn hóa học tập lấy trải nghiệm của người học làm trung tâm có thể giúp lãnh đạo hình thành lối tư duy phù hợp để xác định nhu cầu cải thiện hiệu suất của nhân viên. Công tác hỗ trợ hiệu suất hiệu quả, cùng với văn hóa học tập và phát triển, sẽ giúp các tổ chức đảm bảo được rằng tất cả nhân viên có những công cụ họ cần để làm việc với hiệu suất cao nhất – bắt đầu từ ngày hôm nay.

Nguồn: Training Industry

Tổng hợp và biên dịch: MCG Talent Gene