Quản lý là “nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác”. Điều này có nghĩa giá trị công việc của bạn là giúp nhân viên của bạn tạo ra kết quả và phát triển ở vị trí của họ chứ không phải bạn làm thay cho họ. Khi mới được bổ nhiệm làm quản lý, chắc chắn bạn phải cố gắng giải phóng thời gian của mình để làm những công việc mới theo yêu cầu vị trí của bạn, phải chia sẻ khối lượng công việc hiện có của bạn với nhân viên của mình. Thay vì tự mình thực hiện công việc để ra được kết quả chắc chắn hơn với thời gian nhanh hơn giờ bạn phải giao việc và ủy quyền để nhân viên bạn thực hiện các công việc mà bạn đang quen làm, thật là thách thức! 
Ủy quyền là việc giao nhiệm vụ và lý tưởng là giao trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên bạn ở các mức độ khác nhau. Đây là một trong những nhiệm vụ khó nhất nhưng hữu ích nhất để trở thành một nhà quản lý hiệu quả. Khó vì ủy quyền công việc đòi hỏi bạn phải có niềm tin ở nhân viên, có kỹ năng và quy trình để giao việc và ủy quyền. 
Trước tiên bạn hãy xác định ý nghĩa của việc giao việc và ủy quyền công việc đối với bạn. Giao việc và ủy quyền hiệu quả giúp bạn thúc đẩy năng suất và sự tăng trưởng trong nhóm/tỏ chức của bạn. Hơn thế nữa, đó một cơ hội tuyệt vời để bạn giao tiếp và kết nối hơn, hiểu từng thành viên trong nhóm của bạn hơn thông qua trao đổi về nhiệm vụ cần phải hoàn thành, đào tạo/ hướng dẫn nhân viên, thiết lập các qui tắc/qui trình để đảm bảo mọi người đều hiểu giá trị, mục đích công việc của nhóm và cách thức hoàn thành. 
Mặc dù xác định được tầm quan trọng của giao việc/ủy quyền, nhiều quản lý vẫn rất thấy nản vì cho rằng lý do chính khiến giao việc và ủy quyền công việc thất bại là:
❌    Nhân viên không hiểu rõ yêu cầu công việc nên kết quả không đáp ứng kỳ vọng
❌    Nhân viên không biết cách thực hiện công việc hoặc chưa đủ năng lực thực hiện
❌    Nhân viên không hào hứng và cam kết nên làm đối phó, thiếu chủ động
❌    Nhân viên không kiểm soát được thời gian nên trễ hạn
❌    Nhân viên ẩu, lặp lại lỗi mặc dù bạn đã hướng dẫn và nhắc nhở nhiều lần
Phân tích sâu hơn, liệu nguyên nhân chính có phải đến từ nhân viên của bạn không? Người quản lý là phải chơi tốt nhất với những quân bài mình có, vậy có nên đổ lỗi cho nhân viên? Một cách hiệu quả hơn là  chúng ta xem bản thân có xác định được nguyên nhân đến từ chính người quản lý và tìm cách khắc phục nó. Có thể: 
❓    Bạn chưa qui hoạch công việc để truyền đạt công việc và giao trách nhiệm một cách rõ ràng; 
❓    Bạn thiếu tin tưởng và ngại rủi ro nên bạn ôm việc 
❓    Bạn giao việc chưa đúng người; 
❓    Bạn chưa dành đủ thời gian hay thiếu kiên nhẫn để đào tạo, hướng dẫn nhân viên của bạn;
❓    Bạn chưa qui định rõ cơ chế giám sát, phản hồi và đánh giá về hiệu quả công việc.

Mô hình 6P trong giao việc và ủy quyền

Mô hình 6P và công cụ giao việc trên 1 trang giấy được MCG Talent Gene phát triển nhằm giúp quản lý giải quyết các vấn đề trên. Khi bạn thực hiện công việc quen thuộc bạn thấy dễ dàng nhưng hãy đặt mình vào địa vị người được giao việc và ủy quyền, có thể nhân viên bạn chưa từng làm công việc này bao giờ, có thể họ chưa hiểu vì sao họ phải làm việc này hay tiêu chuẩn hoàn thành công việc của họ khác của bạn, do vậy bạn nên suy nghĩ và viết lại các bước thực hiện công việc của bạn và giao cho nhân viên theo các bước sau:

• Bước 1 -  Làm rõ mục đích và ý nghĩa của công việc, có như vậy bạn mới tạo được sự hứng thú và chủ động cho nhân viên khi họ hiểu vì sao họ cần thực hiện công việc này, công việc này đóng góp gì vào công việc chung của nhóm/bộ phận (P1 - Purpose)
• Bước 2 - Xác định từng nhiệm vụ cụ thể, phạm vi của nhiệm vụ và kết quả công việc hoàn thành/chất lượng sản phẩm bàn giao, điều này giúp bạn truyền đạt nhân viên cần phải hoàn thành những gì theo quan điểm/kỳ vọng của bạn (P2- Product)
• Bước 3 - Xác định ai là người phù hợp để bạn giao từng nhiệm vụ trong danh mục công việc của nhóm/bộ phận dựa trên năng lực, tính cách và mức độ cam kết của nhân viên (P3-People)
• Bước 4 - Thiết lập cấu trúc ủy quyền, điều bạn cần phải làm rõ là mức độ tự chủ mà bạn đang trao cho nhân viên tùy thuộc bạn giao công việc gì cho ai (P4 - Power)
• Bước 5 - Thiết lập kế hoạch với thời hạn và nguồn lực hỗ trợ rõ ràng để thống nhất với nhân viên về thời gian hoàn thành và cách thức phối hợp, theo dõi tiến độ công việc (P5 -Plan)
• Bước 6 - Theo dõi trạng thái, phản hồi, đánh giá và ghi nhận (P6- Progress review)

Nếu bạn thực hiện được các bước này ngay từ đầu thì bạn sẽ đỡ đau đầu hơn rất nhiều trong công tác quản lý nhân viên. Khi bạn càng đưa ra được thông tin rõ ràng và chi tiết theo hướng dẫn, bạn càng có nhiều khả năng để đạt kết quả mong muốn khi giao việc và ủy quyền công việc cho nhân viên.
Hãy bắt đầu thử thách tư duy và kỹ năng giao việc & ủy quyền của bạn với công cụ giao việc trên 1 trang giấy 6P, khi bạn thuần thục bạn sẽ thấy sức mạnh của "siêu ủy quyền" sẽ mang lại cho bạn một "biệt đội siêu anh hùng", có thể hoàn thành công việc nhiều hơn bạn nghĩ. 
Qua thực tế quản lý và tư vấn cho các doanh nghiệp trên 20 năm nay, chúng tôi đã đúc kết kinh nghiệm để đưa ra mô hình giao việc 6P và công cụ giao việc trên một trang giấy giúp quản lý có thể tư duy một cách có hệ thống, dễ hình dung và dễ nhớ, từ đó các quản lý có thể thực hành và từng bước nâng cao kỹ năng giao việc và ủy quyền của bản thân. Mô hình này đã được MCG-TG đăng ký bản quyền sau khi thử nghiệm thực tế vào năm 2019. 
>>Xem thêm: Chương trình Tổ chức và phân công công việc cho đội ngũ quản lý Hòa Phát

Một vài hình ảnh về các khóa học "Giao việc và ủy quyền công việc"

Tác giả: Lê Phương Anh 

Chủ tịch - MCG Talent Gene
Tư vấn trưởng - MCG Management Consulting

Chị Lê Phương Anh đã có gần 30 năm kinh nghiệm quản lý và phát triển tổ chức & nguồn nhân lực. Chị là tư vấn trưởng trong hàng trăm dự án tư vấn về rà soát tổ chức, rà soát và đánh giá nguồn nhân lực, xây dựng chiến lược nguồn nhân lực, xây dựng hệ thống lương và đãi ngộ, hệ thống đánh giá thực hiện công việc, hệ thống đánh giá năng lực và đào tạo cho các tổ chức quốc tế, tổ chức tài chính và tập đoàn/doanh nghiệp tại Việt Nam.