Tầm quan trọng của sự Tin tưởng trong đội nhóm

Niềm tin đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi đội nhóm. Khi có sự tin tưởng, các cá nhân sẽ tích cực chia sẻ ý tưởng, dũng cảm chấp nhận rủi ro và cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Có sự tin tưởng, các thành viên sẽ giao tiếp cởi mở hơn, vì họ cảm thấy mình có thể bày tỏ suy nghĩ và mối bận tâm mà không sợ bị phán xét. Sự tin tưởng cũng giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thành viên trong nhóm. Các thành viên sẽ hết lòng hoàn thành nhiệm vụ của bản thân nếu họ tin tưởng đồng nghiệp cũng cũng sẵn sàng làm điều tương tự.

Làm thế nào để xây dựng sự Tin tưởng trong đội nhóm?

Để các thành viên tin tưởng lẫn nhau, trước tiên chúng ta cần hiểu cách: Mọi người hình thành niềm tin như thế nào?, Niềm tin được nuôi dưỡng và bị phá vỡ như thế nào? Sau đó, chúng ta sẽ tìm cách gây dựng và nuôi dưỡng niềm tin trong đội nhóm. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau đây để xem nhóm của bạn cần gây dựng và củng cố lòng tin ở những khía cạnh nào nhé!

1. Tôi có tin tưởng các thành viên trong nhóm sẽ có thể hoàn thành tốt công việc không?

Ở cấp độ cơ bản nhất, Tin tưởng có nghĩa là bạn tự tin rằng nhóm sẽ hoàn thành trách nhiệm và công việc của họ.

Nếu bạn muốn các thành viên trong nhóm, cũng như chính bạn, trở nên đáng tin cậy và tin tưởng lẫn nhau, hãy tạo một môi trường chào đón và cởi mở trong giao tiếp. Dưới đây là một vài biện pháp để bạn làm được điều đó:

• Thường xuyên tổ chức các cuộc họp 1-1: Các thành viên cần cảm thấy an tâm khi chia sẻ vấn đề của họ với bạn, nếu không, bạn sẽ không thể hỗ trợ họ nếu cần.
• Hãy công tâm khi đưa ra nhận xét: Khi đưa ra phản hồi trong cuộc họp, hãy đảm bảo rằng bạn nhận xét một cách công bằng dựa trên các tiêu chuẩn đã được đặt ra từ đầu. Nhờ vậy, mọi người sẽ nhận thức rõ nhiệm vụ và sẵn sàng nhận trách nhiệm của mình.
• Hỗ trợ những người đang âm thầm chịu đựng. Một số thành viên trong nhóm có thể sẽ không thoải mái khi tiếp cận bạn để chia sẻ vấn đề của họ. Nếu ai đó bị mất động lực, giảm năng suất, căng thẳng cao độ hoặc khó tập trung, có lẽ họ đang gặp khó khăn nhưng không thể giãi bày với bạn.

2. Tôi có tin tưởng khả năng ra quyết định của các thành viên không?

Khi bạn cảm thấy kiệt sức vì phải làm hộ việc người khác quá nhiều, có lẽ bạn cần củng cố niềm tin của đội nhóm ở khía cạnh ra quyết định. Khi không hoàn toàn tin tưởng, bạn không chỉ giới hạn khả năng làm việc của nhóm mà còn mang tới cho họ một thông điệp rằng: “Tôi lo rằng nếu không có tôi, các bạn sẽ không thể làm tốt”.

Bạn có thể thay đổi phong cách lãnh đạo của mình để gây dựng lại niềm tin trong nhóm bằng những cách sau:

• Ra quyết định là một kỹ năng, hãy giúp đỡ nhóm của bạn luyện tập kỹ năng này. Sau mỗi quyết định quan trọng, hãy chia sẻ với nhóm những tiêu chí khách quan và chủ quan bạn đã cân nhắc, những rủi ro và thỏa thuận bạn đã xem xét. Hướng dẫn lại cho họ cách bạn đưa ra quyết định và nêu rõ những yếu tố bạn cần họ phải cân nhắc.
• Hãy chấp nhận rằng sẽ luôn có thất bại. Hãy để các thành viên trong nhóm thử nghiệm và làm sai. Và khi họ làm sai, hãy giúp họ học hỏi từ sai lầm đó, thay vì chỉ trích. Hãy cho phép nhân viên của bạn đưa ra một quyết định quan trọng. Khi đó, bạn có thể lùi lại, quan sát, và chỉ can thiệp khi nhân viên đó cần giúp đỡ.
• Nếu nhân viên đưa ra một quyết định không sáng suốt, hãy tìm hiểu, đừng phủ nhận quyết định đó ngay lập tức. Hãy tìm hiểu quá trình ra quyết định của nhân viên đó: “Bạn đã ra quyết định dựa trên những giả định/tiêu chí nào?”, “Bạn đã cân nhắc những yếu tố rủi ro nào?”, “Quyết định này sẽ ảnh hưởng tới ngân quỹ, tiến độ, hoặc công việc chung của nhóm ra sao?”

3. Tôi có tin tưởng các thành viên có thể đại diện cho tôi và tổ chức không và tin tưởng đến mức độ nào?

Việc bạn sẵn sàng để nhân viên đứng ra làm việc thay mặt bạn trong và ngoài tổ chức, phụ thuộc vào việc bạn nghĩ liệu họ có thể thể hiện sự chuyên nghiệp, tự tin và tương tác hiệu quả với những người xung quanh hay không.

Nếu bạn còn đang lưỡng lự khi trao cơ hội này cho các nhân viên, hãy tự hỏi tại sao. Để xây dựng niềm tin ở khía cạnh này, hãy thử những cách sau:

• Trang bị cho nhân viên những thông tin cần thiết. Xây dựng một bộ quy tắc hoặc bản hướng dẫn chi tiết những việc cần tuân thủ khi giao tiếp với đối tác quan trọng trong và ngoài công ty. Đồng thời, hãy làm rõ với nhân viên về vai trò và nhiệm vụ của bộ phận trong tổ chức, để họ xác định được vị trí của bản thân trong cuộc đối thoại.
• Huấn luyện và kèm cặp những nhân viên có tiềm năng và có quyết tâm. Hãy tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm được quan sát hoặc tham gia những buổi thuyết trình, buổi họp cấp cao nếu có thể.
• Hãy xác định rõ ai phụ trách đối tác nào và bạn có ủy thác toàn bộ việc trao đổi và làm việc với đối tác đó cho nhân viên hay không. Nếu bạn không muốn giao toàn quyền quyết định cho nhân viên, hãy tìm biện pháp tối ưu và thông báo rõ tới toàn thể các thành viên trong đội; như vậy bạn có thể trao quyền một cách hiệu quả mà không gây hiểu lầm rằng nhân viên đang chiếm quyền.

Tin tưởng về nguyên tắc làm việc

Ba câu hỏi tiếp theo đề cập đến những yếu tố có tác động đến sự gắn kết và mức độ hài lòng của các thành viên trong nhóm, cũng như sự nhìn nhận của những người bên ngoài khi làm việc và giao tiếp với nhóm của bạn.

1. Tôi có tin tưởng các thành viên trong nhóm của mình khi tiết lộ một số thông tin mật không?

Khi bạn thiếu tin tưởng vào khả năng bảo mật thông tin của nhóm, bạn có lẽ đang vô tình giữ lại những thông tin hữu ích sẽ giúp họ hoàn thành tốt công việc và do đó, hiệu suất của họ sẽ bị ảnh hưởng. Sau đây là một số việc bạn có thể làm để gây dựng sự tin tưởng về bảo mật thông tin trong nhóm:

• Hãy truyền đạt đến nhóm của bạn ngay từ đầu rằng: họ không được phép chia sẻ một số thông tin nội bộ, đặc biệt những thông tin được nhắc đến trong cam kết bảo mật hoặc những thông tin có thể gây ra mâu thuẫn về lợi ích với khách hàng hoặc các bên liên quan.
• Hãy thiết lập những nguyên tắc cơ bản về bảo mật thông tin; đặc biệt là với thông tin cá nhân. Những nguyên tắc này là cơ sở để bạn thể hiện với nhóm rằng bạn tôn trọng quyền riêng tư của họ và nghiêm túc trong việc bảo vệ quyền riêng tư đó.
• Hãy cởi mở khi thành viên trong nhóm nhờ bạn giúp đỡ. Nếu cấp dưới trực tiếp của bạn gặp phải một thông tin khó xử lý, đặc biệt là vào thời điểm tổ chức trải qua sự thay đổi hoặc vào thời kỳ suy thoái, hãy khuyên họ đến gặp bạn hoặc bộ phận nhân sự để được tư vấn.

2. Tôi có tin tưởng các thành viên sẽ tôn trọng sự an toàn về mặt tâm lý của người khác không?

Bộ não con người được huấn luyện để liên tục quét và né tránh những yếu tố đe dọa tới sức khỏe tinh thần. Khi chúng ta nhận thấy ai đó là “mối đe dọa”, chúng ta sẽ lựa chọn tấn công hoặc rút lui. Và khi rút lui, chúng ta đã vô tình đánh mất cơ hội luyện tập những kỹ năng quan trọng như lắng nghe, đặt câu hỏi và thể hiện ý kiến. Do đó, việc duy trì văn hóa tích cực trong đội nhóm là vô cùng quan trọng.

Nếu nhóm của bạn đang thiếu sự an toàn về mặt tâm lý, hãy thử làm những việc sau để tạo ra, hoặc tái tạo sự an toàn đó.

• Giải quyết xung đột một cách lành mạnh. Khi bạn và một nhân viên trong nhóm bất đồng quan điểm, dù là trong cuộc họp 1-1 hay trong một cuộc họp tập thể, hãy tiếp cận vấn đề đó một cách tôn trọng bằng việc cho người đó không gian để nói lên quan điểm của họ.
• Không khoan nhượng với hành vi bắt nạt. Nếu bạn chứng kiến một thành viên trong nhóm có hành vi thô lỗ trắng trợn - chẳng hạn như ngắt lời, lăng mạ, trịch thượng hoặc sử dụng ngôn ngữ thù ghét hoặc gây xúc phạm - hãy giải quyết vấn đề đó ngay lập tức.
• Xây dựng văn hóa ghi nhận. Củng cố và tận dụng điểm mạnh, góc nhìn và đóng góp của mỗi người cho nhóm bằng cách tôn vinh những thành tích của họ trong các cuộc họp hoặc mỗi khi nhóm làm việc chung.

3. Tôi có tin tưởng vào mục tiêu và động lực của các thành viên trong nhóm mình không và tin tưởng đến mức độ nào?

Sau cùng, điều chúng ta cần là đội nhóm của mình sẽ làm việc vì lợi ích tối cao của tổ chức. Nghe có vẻ phức tạp, vì động cơ của mỗi cá nhân thường rất dễ giả vờ và việc chúng ta đánh giá hay phán xét những động cơ đó có thể gây ra tác dụng ngược.

Mặc dù bạn không thể kiểm soát động cơ của một người, nhưng bạn có thể khuyến khích và khen thưởng những người có tinh thần đồng đội cao:

• Hãy phá vỡ sự ngần ngại. Tổ chức các hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội. Nhắc nhở mọi người rằng họ thuộc về một tập thể bằng cách tạo ra những mục tiêu chung của nhóm và kết nối chúng với mục tiêu của tổ chức.
• Hãy nhớ rằng, đôi khi vấn đề không nằm ở nhân sự. Đôi khi, chính hệ thống ghi nhận và quản lý hiệu suất mới là nguồn cơn của vấn đề. Hãy tự hỏi: Hệ thống lương thưởng của chúng ta có phải chỉ mới tập trung vào những đóng góp cá nhân không? Hệ thống quản lý hiệu suất của chúng ta có ghi nhận hoặc đề cao đến những thành viên có tinh thần đồng đội cao không?
• Sẵn sàng đối thoại trực tiếp. Nếu ai đó quá quan tâm đến bản thân, hãy giải thích với họ rằng việc này chỉ gây hại chứ không giúp ích gì cho chính họ. Hãy nhắc nhở họ rằng vai trò lãnh đạo đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận và nhóm. Thành công của mỗi người một phần sẽ được quyết định bởi việc họ cộng tác với các đồng nghiệp như thế nào.

Khi bạn cần củng cố sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm và tạo ra một môi trường cho nhóm có cơ hội phát triển, hãy quay lại với 06 câu hỏi phía trên. Theo thời gian, bạn sẽ thấy rằng mình có thể xác định các điểm khó khăn cần giải quyết một cách nhanh chóng hơn. Khi bạn có sự tin tưởng, bạn không chỉ trao quyền cho người khác mà còn trao cơ hội để các cá nhân trong nhóm đóng góp và cống hiến hơn nữa. Như vậy, bạn cũng đồng thời trao quyền cho chính mình với vai trò nhà lãnh đạo.

Nguồn tham khảo: HBR Guide to Being a Great Boss