Quan sát & đặt câu hỏi để khám phá thế mạnh, phát hiện điểm yếu

Thấu hiểu nhân viên đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian và công sức vào việc quan sát các thành viên trong nhóm. Nhà quản lý “xuất sắc” thường dành nhiều thời gian tại văn phòng, lắng nghe và ghi nhớ câu chuyện thú vị của nhân viên, quan sát cách đội nhóm phản ứng trước những thông tin tốt và tình huống xấu, cũng như lưu ý những khó khăn thành viên đang gặp phải.

Tuy nhiên, bên cạnh việc quan sát, nhà quản lý còn có thể trực tiếp giao lưu với nhân viên và khéo léo sử dụng 02 câu hỏi mở đơn giản sau:

Lưu ý, điểm mạnh không chỉ đơn thuần là công việc mà nhân viên giỏi hay được người khác đánh giá cao. Điểm mạnh cũng có thể là việc nhân viên làm chưa tốt nhưng lại vô cùng yêu thích và sẵn lòng dành nhiều thời gian và công sức để cải thiện. Tương tự, điểm yếu cũng không chỉ đơn thuần là những việc nhân viên làm chưa tốt. Điểm yếu là những đầu việc khiến nhân viên cạn kiệt năng lượng, là những hoạt động nhân viên chỉ muốn dừng lại và không bao giờ phải làm thêm một lần nào nữa.

Đồng hành cùng nhân viên vượt qua thất bại ban đầu

Tuy nhiên, mặc dù nhà quản lý “xuất sắc” đã cố gắng giao việc theo thế mạnh của nhân viên, không có gì đảm bảo nhân viên sẽ luôn thành công và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Vậy, nếu nhân viên “thất bại”, thậm chí là thất bại nhiều lần; chúng ta cần làm gì?

Có 04 phương pháp khắc phục kỹ năng “chưa tốt”. Nếu nhân viên của bạn chỉ đơn thuần là thiếu kỹ năng và kiến thức, vậy câu chuyện trở nên rất đơn giản. Hãy tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào chương trình đào tạo phù hợp, tiếp đó hỗ trợ nhân viên ứng dụng kỹ năng được học vào trong công việc, và theo dõi sự tiến bộ hàng ngày của họ.

Nếu thành tích của nhân viên không có biến chuyển, hãy chuyển sang phương pháp thứ 2: “Tìm cho nhân viên của bạn một người bạn đồng hành có tài năng và thế mạnh về lĩnh vực mà nhân viên đó đang yếu”.

Nếu việc tìm một người bạn đồng hành cho nhân viên của bạn quá khó, hãy tìm đến giải pháp tiếp theo: “Thiết lập kỹ thuật điều chỉnh hành vi cho nhân viên và yêu cầu họ thực hiện mỗi ngày”. Giả sử, nếu bạn là quản lý dự án và đang gặp khó khăn trong việc đưa ra phản hồi tích cực và vô tình làm giảm động lực của nhân viên, bạn hãy thử tưởng tượng mình chỉ là một người huấn luyện hoặc người tư vấn, đánh giá vấn đề dưới góc độ của người ngoài cuộc, và đưa ra phản hồi mang tính khách quan và xây dựng.

Nếu đào tạo không có hiệu quả, việc tìm kiếm bạn đồng hành quá khó khăn và bạn cũng không tìm thấy kỹ thuật điều chỉnh hành vi nào phù hợp, vậy biện pháp cuối cùng có thể thực hiện chính là thay đổi cách thức hoạt động của đội nhóm (tương tự như cách Michelle phá vỡ phương pháp làm việc truyền thống để tạo cơ hội phát triển cho Jeffrey)*. Tuy nhiên, cách thức này đòi hỏi nhà quản lý phải có tư duy sáng tạo để thiết kế cách thức thực hiện công việc hiệu quả hơn và sự dũng cảm để dẫn dắt sự thay đổi trong đội nhóm.

* Đọc câu chuyện của Michelle và Jeffrey tại Bài viết: Chân dung nhà quản lý “xuất sắc”: Câu chuyện của Michelle Miller – Quản lý cửa hàng của hãng Dược phẩm Wallgreens

Thúc đẩy nhân viên thể hiện điểm mạnh của bản thân trong công việc

Không phải lúc nào nhân viên cũng biết chính xác thế mạnh của mình là gì, do vậy, đôi khi nhà quản lý “xuất sắc” cần là người “bật công tắc” thúc đẩy năng suất của nhân viên. Có rất nhiều yếu tố thúc đẩy tiềm năng con người, tuy nhiên, việc tìm kiếm chiếc “công tắc” phù hợp không phải là điều dễ dàng. Thời gian là một trong những yếu tố thúc đẩy thường thấy. Ví dụ, ở xung quanh bạn hẳn có những người được “mệnh danh” là cú đêm (bởi sự sáng tạo và hiệu suất công việc của họ chỉ được phát huy mạnh mẽ nhất sau 9 giờ tối); nhưng cũng có người cảm thấy đặc biệt minh mẫn và làm việc hiệu quả vào lúc sáng sớm. Đôi khi người quản lý chính là công tắc kích hoạt đối với nhân viên; có những nhân viên làm việc lâu năm nhưng vẫn cần bạn kiểm tra và rà soát công việc hàng ngày, nhưng cũng có người độc lập – những nhân viên chỉ mới vào công ty được sáu tháng nhưng đã có thể chủ động quản lý công việc mà không cần nhắc nhở hay giám sát. 

Cho đến nay, nhiều người cho rằng yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ nhất không phải “Tiền bạc”, mà là “Sự công nhận”. Nếu bạn thấy nhận định này chưa được thuyết phục, hãy thử “ngó lơ” ngôi sao sáng đang được trả lương rất cao trong nhóm của bạn và xem điều gì sẽ xảy ra. Một nhà quản lý “xuất sắc” biết cách điều chỉnh “sự công nhận” tùy theo mong muốn của mỗi cá nhân. Có người muốn được tán dương trong tràng pháo tay của đồng nghiệp, nhưng cũng có người chỉ cần một lời công nhận thầm lặng từ quản lý trực tiếp và cảm thấy giá trị của họ với đội nhóm được ghi nhận. Một số người khác lại thích tự khẳng định bản thân bằng kinh nghiệm và chuyên môn, do đó, hãy trao cho họ những giải thưởng hoặc chứng nhận liên quan đến chuyên môn. Lời khen hay thư cảm ơn từ khách hàng dù nhỏ nhưng cũng có thể khiến nhân viên của bạn cảm động.

Thấu hiểu phong cách học tập và phát triển của nhân viên để coaching hiệu quả

Thấu hiểu phong cách học tập của từng cá nhân là bước đầu quan trọng trong hoạt động huấn luyện nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ có một phong cách học tập riêng biệt, tuy nhiên chúng ta có thể khái quát thành 03 phong cách sau đây:

• Người phân tích (Analyzer): thường tập trung vào việc phân tích vấn đề thành các phần nhỏ và tổ chức lại những phần nhỏ đó. Họ đam mê việc thu thập thông tin và sẵn sàng dành thời gian phân tích kỹ lưỡng nhằm chuẩn bị tốt để giảm thiểu sai sót trong công việc trước khi bắt đầu thực hiện.
• Người thực hiện (Doer): sẽ học nhanh nhất nếu được thử nghiệm và mắc sai lầm thông qua nhiệm vụ thực tế. Khác với người phân tích, họ cảm thấy việc chuẩn bị quá khô khan và không thú vị.
• Người quan sát (Watcher): khác với người phân tích sẽ dành thời gian tự nghiên cứu vấn đề, hay người thực hiện đam mê thử nghiệm và được sai, người quan sát muốn học thông qua case study thành công. Thay vì yêu cầu người quan sát đọc kỹ quy trình và sách vở, hãy để họ học theo cách làm của những người giỏi nhất.  

Giống như gene hay nhóm máu, phần lớn điểm đặc biệt của mỗi con người là bản năng và rất khó thay đổi. Do đó, một nhà quản lý “xuất sắc” sẽ đầu tư thời gian một cách hiệu quả nhất để phát hiện điểm khác biệt giữa từng thành viên trong nhóm và xây dựng kế hoạch hoạt động tổng thể phát huy tất cả những thế mạnh đó. Đây cũng là thước đo quan trọng nhất cho thành công của một nhà quản lý.  

Nguồn tham khảo: HBR Guide to Being a Great Boss