Những phải hồi tích cực (ví dụ như công nhận điểm mạnh của nhân viên) giúp họ cảm thấy được đánh giá cao và có động lực làm việc. Các nghiên cứu của Gallup và IBM cho thấy rằng, nếu được sếp tập trung vào điểm mạnh, nhân viên có nhiều khả năng gắn bó với công việc hơn và cũng dễ dàng nhận được sự công nhận từ những người khác hơn. Bên cạnh đó, việc đưa ra những lời phản hồi tích cực cũng mang đến cho nhà quản lý nhiều lợi ích. Những người đạt thành tích cao đưa ra nhiều phản hồi tích cực hơn cho đồng nghiệp; trên thực tế, các đội nhóm hiệu suất cao chia sẻ nhiều hơn gần sáu lần phản hồi tích cực so với các đội trung bình. Trong khi đó, các đội hoạt động kém hiệu quả chia sẻ gần gấp đôi lượng phản hồi tiêu cực so với các đội trung bình.

Vậy làm thế nào để có thể đưa ra phản hồi hiệu quả và chất lượng, hãy thử một số phương pháp sau đây:

Thấu hiểu cảm xúc của người nhận phản hồi

• Hãy giải thích lý do phản hồi bằng một thái độ thẳng thắn và trung thực.
• Hãy tưởng tượng rằng bạn đang đưa ra phản hồi cho chính mình: Bạn muốn được nghe những điều gì?
• Hãy tập trung vào sự phát triển của nhân viên: Nhân viên của bạn cần cải thiện điều gì để tiến bộ hơn?

Hãy chú ý đến nét mặt của bạn khi đưa ra phản hồi

Cách bạn nói cũng quan trọng như những điều bạn đang nói. Nhà nghiên cứu Marie Dasborough đã nghiên cứu tác động của việc đưa ra phản hồi khi quan sát hai nhóm đối tượng: nhóm thứ nhất có các thành viên nhận được phản hồi tiêu cực kèm theo các tín hiệu cảm xúc tích cực, như gật đầu hay mỉm cười; và nhóm thứ hai có các thành viên nhận được phản hồi tích cực kèm theo vẻ cau mày và nheo mắt. Những người tại nhóm hai cảm thấy tồi tệ hơn về năng lực của mình so với những người ở nhóm một. Cách bạn phản hồi đôi khi còn quan trọng hơn nội dung mà bạn truyền đạt.

Làm thế nào để bạn biết liệu lời nói của mình đang tạo ra tác động tích cực hay tiêu cực? Thật ra, không phải lúc nào chúng ta cũng ý thức được việc thể hiện cảm xúc và thái độ thông qua tông giọng và biểu cảm khuôn mặt. Chẳng hạn, chúng ta có thể cố tình mỉm cười, nhưng chưa chắc chúng ta đã kiểm soát được những chuyển động cơ mặt khác. Đôi khi, chúng ta sẽ vô thức nhướn lông mày, hoặc cau mặt vì bất ngờ, sợ hãi, hoặc khó chịu. Bạn có chắc chắn rằng khi cảm thấy tức giận, bực mình hoặc ác cảm, bạn thực sự có thể che giấu cảm xúc ấy không?

Một yếu tố khác khiến việc phản hồi nhân viên không hiệu quả như bạn mong đợi là do sự khác biệt giữa ý định ban đầu của bạn và tác động mà hành động của bạn tạo ra. Giả sử bạn đã đưa ra cho cấp dưới trực tiếp của mình một số phản hồi quan trọng mang tính xây dựng vì bạn chắc chắn rằng cô ấy cần cải thiện điều đó. Bạn muốn giúp cô ấy thăng tiến và thành công trong sự nghiệp. Tuy nhiên, cô ấy cảm thấy dường như bạn đã coi thường cô ấy trước mặt cả nhóm. Sự thật là, chúng ta có ý tốt, nhưng những người khác lại thường xuyên đánh giá hành động của chúng ta. Nếu chúng ta đưa ra phản hồi một cách tệ hại, tác dụng ngược là điều không thể tránh khỏi.

Để nhận thức rõ hơn về thái độ và hành động của bản thân, hãy tìm tới sự giúp đỡ của những người xung quanh, theo một số cách sau:

Nhờ mọi người nhận xét và góp ý.

Hãy thử nhờ 10 người (hoặc hơn) đánh giá cách bạn đưa ra phản hồi. Bạn có thể tìm đến đồng nghiệp, bạn bè, hoặc gia đình. Hãy hỏi họ chi tiết thái độ và hành vi của bạn và nhờ họ đưa ra ví dụ cụ thể để giúp bạn cải thiện. Chuyện gì đã xảy ra, trong hoàn cảnh nào, và bạn đã làm gì để mọi người phản ứng tích cực với sự phản hồi của bạn (Cho dù phản hồi đó là tiêu cực hay tích cực)? Hãy chú ý tới những điểm chung thường xuyên xảy ra. Tốt nhất, bạn nên tập trung cải thiện một số điểm nhất định.

Tìm đến sự giúp đỡ của một huấn luyện viên (coach)

Huấn luyện viên có thể phát hiện ra điểm yếu của bạn thông qua khảo sát và phỏng vấn đồng nghiệp của bạn một cách độc lập cũng như quan sát bạn tại các cuộc họp. Một huấn luyện viên giỏi có thể phát hiện ra:

• Những tiểu tiết trong hành vi của bạn mà chính bạn cũng không nhận ra;
• Những định kiến, thói quen và tính cách khiến bạn đưa ra phản hồi quá thô lỗ hoặc kém hiệu quả;
• Những điều khiến mọi người ngại lên tiếng, không tiếp nhận hoặc kháng cự phản hồi của bạn.

Hãy coi đồng nghiệp và bạn bè là huấn luyện viên

Không phải ai cũng có cơ hội tìm đến các huấn luyện viên chuyên nghiệp. Bạn cũng có thể liên hệ với đồng nghiệp và bạn bè để được giúp đỡ. Đây là một cách rất hiệu quả và tiết kiệm chi phí để cải thiện kỹ năng phản hồi. Khi bạn đang nỗ lực cải thiện kỹ năng phản hồi của chính mình (và các kỹ năng mềm khác), hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn làm điều tương tự.

• Hãy thảo luận cởi mở với nhóm của bạn về những hành động và lời nói của bạn và đồng đội để thể hiện sự tôn trọng và đưa ra phản hồi hiệu quả: Bạn có thể làm tốt hơn ở điểm nào?
• Hãy thảo luận về những lợi ích nhóm sẽ đạt được nếu mọi người đưa ra phản hồi hiệu quả, tôn trọng và tế nhị hơn. Khi thực hiện hoạt động này, các đồng nghiệp sẽ thường xuyên huấn luyện lẫn nhau và đưa ra những góp ý thẳng thắn, chẳng hạn như: “Bạn cần ghi nhận công lao của người khác thường xuyên hơn” hoặc “Nếu thẳng thắn hơn, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn”.

Phản hồi hiệu quả là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý. Hãy nhấn mạnh sự tiến bộ mà nhóm của bạn đã đạt được. Cảm giác thành tựu là động lực mạnh mẽ để bạn làm việc tốt hơn, thậm chí còn mạnh hơn cả sự khen ngợi hoặc tăng lương. Hãy khích lệ điểm mạnh của các thành viên bằng cách phản hồi cụ thể cho họ nhân viên về những đóng góp của họ đối với nhóm hoặc tổ chức. Chú ý đến cách mà bạn đưa ra lời phản hồi đó. Hãy chú ý tới những tiểu tiết bạn thường không để ý – những điều có thể khiến lời phản hồi kém hiệu quả hơn hoặc ảnh hưởng bất lợi đến nhân viên. Bằng cách phản hồi hiệu quả, bạn có thể khơi dậy động lực của nhân viên, giúp cá nhân đó và tổ chức phát triển mạnh mẽ hơn.

Nguồn tham khảo: HBR Guide to Being a Great Boss